Екатерина Кутюкова, Product Manager Kwork на RIW 2019

В осенне-зимнем сезоне команда Kwork побывала на конференциях Поток, Internet Expo и RIW 2019. В статье рассказываем, зачем онлайн-бизнесу ездить на офлайн-события, как их выбирать и что учесть при подготовке. А еще: где точно не стоит ставить стенд, как спасать людей апельсинами и можно ли продать свой проект интровертам, которые не хотят общаться.

Изучайте внимательно, в конце будет розыгрыш подарков среди читателей!

Зачем ехать на конференции и выставки

Мы всегда ожидаем от бизнес-событий роста узнаваемости. Kwork – фриланс-платформа №1 по посещаемости в рунете*, но когда мы приезжаем на выставки, то всегда встречаем новых людей, которые о нас еще не знают. И каждый раз понимаем, как сильно можем вырасти!

Зачем ехать #1: повысить узнаваемость бренда

Живое общение, нетворкинг, ваш мелькающий логотип и промо-материалы в руках у потенциальных заказчиков – все это делает бренд ближе к аудитории. И даже если кто-то уже слышал о вашей компании раньше, но не покупал – то выставка станет дополнительным мощным касанием. Так, после каждого сезона выставок, у Kwork вырастает трафик с контекста по брендовым запросам – пользователи видят наши объявления, вспоминают встречу с командой Kwork на выставке и кликают.

Зачем ехать #2: укрепить имидж и усилить эффект от диджитал рекламы

Наконец, одно дело – читать рекламу в интернете, и совсем другое – увидеть представителей компании на конференции и почерпнуть из их докладов реальную пользу для своего бизнеса. Из уважения к конкретному человеку вырастает доверие ко всему бренду.

Зачем ехать #3: прокачать свою экспертность

Команда Kwork участвует в разных выставках от Москвы до Урала уже 4 года. Мы на своем опыте знаем – все это работает. Но! Только если правильно выбрать событие, формат участия и вложить душу в подготовку. Дальше – разберем все по порядку и приведем примеры из нашего последнего вояжа. В путь!

Команда Kwork на RIW 2019, Москва

Как выбрать событие

Главное правило – выбирайте по аудитории. Все выставки и конференции пишут на своих сайтах, какая аудитория будет на их событии: поставщики/управленцы/зожники/программисты/многодетные мамы/организаторы ивентов или кто-то еще. Ваша задача – не выбрать аудиторию побогаче, а определить, кому ваш проект будет реально полезен. Только тогда вами заинтересуются, к вашему стенду будут подходить, а ваши выступления придут слушать.

Как выбрать #1: ищите аудиторию, которой будете полезны

Аудитория Kwork на выставках – предприниматели, ИТ-менеджеры, маркетологи и другие люди, которым услуги фрилансеров помогут работать эффективнее и продвигать свой бизнес или компанию. Поэтому в осеннем сезоне мы выбрали 3 события:

1. Поток – московская конференция для руководителей, маркетологов, hr-специалистов, предпринимателей.
2. Internet Expo –  ежегодная выставка для предпринимателей и маркетологов в Екатеринбурге.
3. Russian Internet Week – крупнейшая в России конференция и выставка для представителей бизнеса, государства, ИТ-сообщества и простых пользователей рунета. Проходит в Москве.

Подводный камень – организатор любой выставки может что угодно написать об аудитории на своем сайте. Самый действенный способ убедиться в реальности заявленной ЦА – съездить на выставку самим или собрать фидбек от компаний-участников прошлых лет. Например, мы уже были раньше на IE и RIW, а на Потоке решили поучаствовать впервые, потому что слышали о конфе много восторженных отзывов. И не ошиблись! Но об этом дальше. 😉

Как выбрать #2: изучите фидбек

Следующий важный шаг в выборе событий для участия – стоимость. Мы оцениваем стоимость участия в выставке не просто дорого/дешево, а по формуле «цена контакта». Как считать: берем цену участия и делим на заявленное количество посетителей. 

Пример расчета: на одной выставке цена участия 100 000 рублей за 3 000 посетителей, на другой 300 000 за 6 000 посетителей. Получается, на первой цена контакта – 33 рубля, на второй – 50 рублей. Делаем вывод, что поехать на первую выставку будет эффективнее. 

Как выбрать #3: считайте цену контакта

Но что если, вы прошли по этим трем шагам, отобрали десяток событий, а съездить физически сможете только на 3-4? Это нормально, везде не успеть. Здесь выручит последний шаг – оценка возможностей. Сравните, что входит в пакет участника разных выставок: вдруг там будет два события, которые стоят одинаково, но на первом вы сможете только поставить стенд, а на втором – еще выступить с докладом на сцене? Логика понятна.

Как выбрать #4: оцените возможности

В итоге выбираем бизнес-события: 

• с нужной аудиторией, 
• с хорошими отзывами, 
• по подходящей цене,
• с максимальными возможностями для проекта. 

И это только начало. Чтобы в итоге все ресурсы пошли на дело – нужно еще подобрать эффективный формат участия и хорошо подготовиться к выставке. Ниже расскажем, как сделать, чтобы все прошло гладко. Как на этом видео 😉 

В каком формате участвовать 

3 основных формата участия на бизнес-событиях: 

1. Стенд на выставке
Оформляем яркий стенд и промо-материалы, встаем рядом и ждем посетителей, курсирующих по выставке. Для большей активности – ловим проходящих мимо людей и предлагаем рассказать о проекте. Чтобы завязать разговор, можно сначала предложить подарок: фирменный блокнот или стикерпак.

Требования к людям: 2 человека на каждые 3 000 посетителей.

Нюанс: никогда не ставьте стенд на выходе, у фудкорта или туалета. Там будет большая проходимость, но никакого настроя на работу. Лучше вставать у входа, на линии основного потока посетителей или около входов в конференц-залы.

Будьте готовы: отлучаться по одному. Если вы верно выбрали выставку, движуха будет кипеть с утра до вечера. Одевайтесь поудобнее и готовьтесь к активной работе.

«Работа на выставках – это тяжелый труд. Ты общаешься с людьми, работаешь с возражениями, выкладываешься эмоционально. На свои первые выставки мы поехали на каблуках, и больше никогда так не делали. Теперь только кроссовки, футболки и толстовки» – здесь и далее комментарии Екатерины Кутюковой.

Kwork на Internet Expo 2019, Екатеринбург

2. Спикер на конференции 

Если это не просто выставка, но еще и программа выступлений экспертов – готовьте актуальную тему и заявляйтесь как спикер. В отличие от работы на стенде, где крутость вашего проекта нужно доносить каждому по очереди, через доклад на конфе вы заявитесь сразу для 100–500 посетителей, в зависимости от размера зала.  

Требования к людям: минимум 1, для увеличения охвата можно отправить 2-3 спикера на разные тематические потоки. Спикер должен быть действительно экспертом в своей теме – который не боится каверзных вопросов и не падает в обморок от вида микрофона. 

Нюанс: если событие – больше конференция, чем выставка, можно запустить туда только спикера и не ставить стенд вообще.

Будьте готовы: если стенд у вас все-таки есть, то после хорошего выступления спикера, на него дополнительно повалит народ. В это время эксперту лучше быть на стенде – обмениваться визитками и отвечать на вопросы.

«Продумайте, что будете делать с теми контактами, которые соберете после своего выступления. С ними нужно работать пока они теплые и позитивные – выслать презентацию, материалы доклада, предложить свою дальнейшую помощь или пробные товары/услуги». 

Екатерина Кутюкова выступает на конференции Поток 2019, Москва

3. Работа в полях

Все просто – отправляете кого-то гулять по выставке, как участника. Агент подходит к другим стендам, слушает об их компаниях, а потом рассказывает о том, как вы можете быть полезны друг другу. Обменивается контактами и промо.

Требования к людям: количество не важно. Главное – агент в полях должен быть активным, харизматичным и общительным.  

Нюанс: если у вас небольшая компания и маленький бюджет – можно заслать на выставку агентов и не задействовать первые два формата. Стоимость – билет участника. Цену контакта посчитаете по факту, но можно отталкиваться от количества заявленных партнеров события.  

Будьте готовы: таскать рюкзак с промо-материалами, если у вас нет стенда.

Можно выбрать один формат или комбинировать разные, в зависимости от события и ваших возможностей. Мы везде использовали все 3, чтобы охватить больше людей и достичь максимального эффекта за потраченные деньги.

От чего еще зависит формат участия: 

• Сколько сотрудников можете выделить на конференцию
• Какие люди поедут от вашей компании: эксперты, активные агенты, продажники или застенчивые технари
• Как много денег готовы вложить в событие

Kwork на конференции Поток 2019, Москва

Лайфхаки: что учесть при подготовке

• Вставайте в свою секцию по тематике. Если поставите стенд в супер-проходном месте, но в неподходящей секции – весь народ пройдет мимо вас. Деление выставки по тематикам можно заранее узнать у организаторов.
  
• Заранее считайте стулья. Узнайте у организаторов, сколько стульев входит в оборудование стенда. Если надо – захватите дополнительные. Поверьте нашему опыту – один стул на всех вызовет слезы, когда вашей команде выдастся первая за день минутка для отдыха.
  
• Сделайте стенд ярким и добавьте фразы-крючки для вашей аудитории. Например, к нам часто подходили, завидев слоган «KWORK – СУПЕР ФРИЛАНС». Спрашивали: а что в вашем фрилансе такого суперского? Отличное начало диалога!

Ролики, запущенные на стенде, тоже привлекают внимание

• Проверьте, как обстоят дела с едой и водой на выставке. Если ожидаются сложности – например, автоматов с водой и едой в принципе нет – приготовьте маленькие бутылочки с водой и со своим логотипом или шоколадки в промо-обертках.

«Мы на стенде раздавали апельсины. Как-то к нам подбежала женщина и выдохнула: умираю, с утра ничего не ела, можно апельсин? Конечно, можно!

Такие случаи – не редкость на выставке. И после каждого у человека останется в голове положительный имидж бренда. Бренд помог – бренд хороший».

• Позаботьтесь об интровертах. Часть аудитории на выставках не желают ни с кем общаться, а хотят просто взять промо-материалы и изучить потом в спокойной обстановке. Или подходят, когда на стенде много посетителей, и к основной раскладке не дотянуться. Специально для таких людей мы каждый раз ставим сбоку от стенда специальную стойку с каталогами, чтобы они могли их спокойно взять. Никто не уходит необработанным. 😉

• Сделайте оригинальные промо-материалы. У нас, например, классно работали стикеры – люди просто подходили посмотреть, что это такое, а потом слышали от нас про Kwork и оставались узнать подробности.

«Все свои промо-материалы для выставок, сувениры и оформление стенда мы заказываем на Kwork. Если вы собрались на выставку впервые и не знаете, как подготовить броские и качественные материалы, мимо которых никто не пройдет – обратитесь к фрилансерам-профессионалам. Они все сделают за вас в лучшем виде»

Читать еще: 18 идей для печатных промо-материалов

• Запаситесь пакетами. Часто бывает, что на выставке не предусмотрен пакет участника с разными промками. В этом случае людям просто некуда складывать набранные каталоги, листовки, визитки. Видите, как у кого-то  материалы уже вываливаются из рук? Предложите им свой фирменный пакет – получите благодарность и сделаете дополнительную рекламу.
  
• Подстраивайтесь под атмосферу и аудиторию. На каждой выставке все по-разному. Молодежи зайдут стикеры, аудитории постарше – каталоги услуг и товаров.

• Заранее продумывайте освещение стенда. Если будет темно – никто не станет фоткаться у вашей зоны. Темно лучше делать в лаундж-зоне. 🙂

Зона отдыха и нетворкинга на конференции Поток, Москва

• Устраивайте активности. Работает и для стендов, и для выступлений. Разыгрывайте подарки за анкеты, дарите футболки за самый интересный вопрос после доклада. Результат возрастет – проверено.

Наша Екатерина после доклада дарила подарок за самый интересный вопрос. Она получила больше всего вопросов и дополнительно осветила тему

Выводы о прошедших выставках от Kwork

Мы все делали по науке, но все равно от каждой выставки этого сезона у нас остались разные впечатления. Честный и еще горячий фидбек нашей команды: 

Конференция Поток – это драйв. Единственное событие в нашем списке, где была заряженная атмосфера, энергичный дух, и куда народ шел толпами. Четкая работа организаторов, целеустремленная аудитория, битком забитые залы.
10 из 10.

«Поток проходит на Adrenalin Stadium, где обычно гремят концерты. Заходишь на бизнес-выставку – идешь по черному коридору с красной подсветкой, потом видишь огромную сцену с дымом, слышишь живую музыку, гул голосов – оригинально, стильно, зажигательно. Только там я пробивалась к сцене через толпу, а в конце выступления еще 40 минут общалась с окружившими меня людьми. Было очень круто!» 

Internet Expo – домашняя выставка. Народ был немного сонный, но доброжелательный и интересующийся. Организаторы подготовили для посетителей крутой квест по стендам участников, так что движуха была. Все прошло гладко. 
8 из 10.

«Организаторы Internet Expo умудряются каждый раз находить новую аудиторию, поэтому у нас всегда есть эффект от этой выставки».

Kwork на Internet Expo 2019, Екатеринбург

RIW – несоответствие обещаниям. Российская интернет-неделя проходит уже 12 лет, и давно не меняла формат. Из всех событий там была наименее целевая аудитория (+ людей меньше заявленного) и больше всего минусов с организацией.  
5 из 10. 

«Только на RIW докладчикам не предоставили обещанное время на выступление. За 5 минут перед докладом сообщили, что нужно уложиться в 12 (!) минут вместо 20. Пришлось по ходу сокращать текст и вырезать все активности с залом».

Обещанный розыгрыш для читателей!

Мы свое слово держим:

• Внимательно изучите статью
  
• Ответьте в комментариях на вопросы:
  — Сколько лет команда Kwork принимает участие в выставках? 
  — Какой параметр мы используем, чтобы оценить стоимость выставки?
  — Какую из 3 конференций в этом году мы оцениваем на 10/10?
  
• В ответе укажите свой логин на Kwork
  
• Среди всех верно ответивших рандомно разыграем 5 пакетов с подарками! В пакетах будут сувениры, которые мы обычно раздаем на выставках.
  
• Результат опубликуем в эту пятницу, 17.01 – официальным комментарием под статьей. 

Удачи! 
А если собираетесь участвовать в выставках в новом сезоне – добавляйте статью в закладки, она вам обязательно пригодится. 🙂

*по данным независимого сервиса SimilarWeb