Вам тоже хочется, чтобы в сутках было больше часов, потому что времени ни на что не хватает? Собрали для вас 10 самых эффективных методов тайм-менеджмента, которые помогут достичь лучших результатов в работе на Kwork.

Работа, личная жизнь, саморазвитие, хобби… В современном темпе жизни нам все труднее балансировать между этими сферами. А ведь хочется не просто все успевать, но и добиваться успеха в каждом аспекте, желательно не уставая и не теряя качество жизни. Звучит как что-то нереальное? Опытные фрилансеры с вами не согласятся — они точно знают, как эффективно работать и так же эффективно отдыхать. И вы тоже так сможете! В этом вам помогут техники управления временем. Собрали для вас самые рабочие способы — остается только применить их к своей работе и выбрать подходящий.

1. Канбан

Эту технику создал Тайити Оно — инженер, предприниматель и руководитель автомобильной корпорации Toyota. С помощью этого метода сотрудники компании и тысячи других людей смогли повысить производительность и эффективность своей работы.

В чем идея? Видеть все свои задачи и отслеживать прогресс их выполнения.

Как работает метод?

Необходимо составить таблицу с 3 столбцами:

• Нужно сделать
• В работе
• Сделано

Каждый день заполняйте первый столбец, планируя все задачи, которые вы хотите выполнить. В процессе работы перемещайте задачу во второй столбец, как только вы приступаете к ней. И после успешного завершения работы над поставленной задачей отметьте ее выполненной, переместив в третий столбец.

Количество столбцов и задач может меняться в зависимости от ваших потребностей. Возможно, вам захочется добавить еще один столбец с задачами, которые вы только планируете, но не собираетесь делать в ближайшее время. А может для вашей работы вам потребуются столбцы «Тестируется» или «На согласовании». Пробуйте, экспериментируйте и меняйте таблицу, чтобы адаптировать этот метод точно под себя.

Чтобы попробовать метод Канбан, вы можете использовать блокнот, Google-таблицы, специальные программы-планировщики или создать собственную майнд-карту.

Применение этой техники тайм-менеджмента поможет вам:

— разбивать крупные проекты на небольшие задачи

— держать под контролем всю рабочую ситуацию

— не забыть ни об одной задаче

2. Тайм-блокинг

Эта методика стала популярной благодаря Илону Маску, которому сложно не позавидовать в его продуктивности и эффективности. Тайм-блокинг помог предпринимателю работать 120 часов в неделю, параллельно планируя колонизацию Марса, и при этом проводить достаточно времени со своей семьей.

В чем идея? Работать над задачей в течение определенного времени.

Как работает метод?

Представьте, что вам нужно запланировать рабочие встречи. Как будет выглядеть ваше расписание на день? Например, 10:00-11:00 — общее собрание, 11:30-13:00 — созвон с командой разработчиков. И так далее.

Сделайте то же самое со своими задачами — назначьте им «встречу» в конкретный час и работайте над ними в течение выделенного времени. Вы сами решаете, сколько минут или часов посвятить той или иной задаче. Главное — полностью сконцентрироваться на ней в отведенное время. Запланировать такие «встречи» своей работе можно в любом календаре.

Тайм-блокинг поможет вам:

— грамотно распределять время между рабочими задачами

— планировать время для отдыха

— повысить концентрацию и эффективность

3. Метод Айви Ли

В начале 1900-х годов за этот метод мы могли бы отдать 25 000 долларов. Или полмиллиона долларов в пересчете на сегодняшний курс. Чек на такую щедрую сумму получил американский журналист Айви Ли в качестве благодарности от промышленного магната, которому он помог повысить продуктивность сотрудников.

В чем идея? Планировать не более 6 задач на день.

Как работает метод?

Шаг 1. Вечером составьте список задач на следующий день с единственным условием: их должно быть не более 6. Можно меньше, но не больше.

Шаг 2. Пронумеруйте задачи из списка в порядке важности, где 1 — самая важная задача, а 6 — наименее важная из всех.

Шаг 3. Начните следующий день с самой важной задачи, которая будет первой в списке. Работайте только над ней, не отвлекаясь и не переключаясь на другие задачи, пока не закончите.

Шаг 4. Выполнив первую задачу обязательно вычеркните ее из списка или поставьте галочку. Так вы наградите свой мозг небольшой порцией дофамина. После этого приступайте к задаче №2 и далее по списку.

Шаг 5. В конце дня снова составьте список задач на следующий день. Если какую-то работу не удалось выполнить сегодня, перенесите ее на завтра. Но помните, что количество задач не должно превышать 6.

Шаг 6. Повторяйте это нехитрое планирование каждый вечер.

Метод Айви Ли поможет вам:

— быстро принимать решения

— сохранять концентрацию

— не менять приоритеты

4. Метод 1-3-5

Если 6 задач в день для вас все-таки недостаточно, тогда попробуйте метод 1-3-5, который иногда называют «Правило 9 задач».

В чем идея? Планировать 9 разных задач и концентрироваться только на них.

Как работает метод?

Каждый вечер планируйте 9 разных задач на следующий день, из которых:

• 1 задача — большая, важная и сложная
• 3 задачи — средние по сложности
• 5 задач — простые и легко выполнимые

Начинайте день с самой объемной и тяжелой задачи, затем переходите к задачам средней сложности, а в конце дня решите оставшиеся простые.

Этот метод поможет вам:

— расставлять приоритеты

— сбалансированно планировать свой день

— не перегружать себя множеством сложных задач

5. Матрица Эйзенхауэра

Этот метод придумал 34-й президент США — Дуайт Эйзенхауэр, когда ему потребовалось оптимизировать процесс принятия решений.

В чем идея? Распределить задачи по важности и срочности.

Как работает метод?

Составьте список задач и распределите их по 4 категориям:

• важные и срочные
• важные, но несрочные
• срочные, но не такие важные, чтобы выполнять их самостоятельно
• неважные и несрочные

Срочные задачи — задачи, которые требуют быстрой реакции или имеют жесткий дедлайн. Например, ответить на сообщение покупателя или сдать заказ в срок.

Важные задачи — все задачи, которые несут пользу вам, вашему бизнесу, вашим клиентам и вашему личному развитию.

В первую очередь выполняйте дела из первой категории — самые важные и срочные. Задачи из второй категории — важные, но несрочные — необходимо запланировать и отвести для них время в своем расписании.

Срочные, но неважные задачи вы легко можете делегировать. Например, создание рекламных макетов можно передать фрилансеру-дизайнеру, а самому сосредоточиться на разработке рекламной кампании.

А то, что не имеет смысла ни для вашей работы, ни для вашего развития, — неважные и несрочные дела — просто удалите из списка задач или перенесите на выходные.

Матрица Эйзенхауэра поможет вам:

— расставлять приоритеты

— соблюдать сроки

— сосредотачиваться только на важном

— делегировать рутину

6. ABCDE

Этот метод похож на матрицу Эйзенхауэра, но не требует классификации задач по срочности. Возможно, техника ABCDE подойдет вам гораздо больше, если все дела равноценны по дедлайну или вовсе не имеют срока.

В чем идея? Деление задач на 5 категорий по важности и их выполнение в порядке приоритетов.

Как работает метод?

Составьте список задач и рассортируйте их по 5 категориям:

A — самые важные

B — важные

C — желательно сделать

D — делегировать

E — устранить

В категорию A отнесите все задачи, невыполнение которых может повлечь за собой неприятности. Например, завершить заказ и отправить на проверку покупателю. Если этого не сделать, срок заказа истечет, вы подведете покупателя, и он может оставить плохой отзыв.

Категория B — это задачи не менее важные, но их невыполнение не приведет к неразрешимым последствиям. Например, проверить Биржу на наличие интересных проектов. Это важно, но может подождать.

В категорию C добавьте задачи, которые желательно сделать, но если их не сделать, то ничего критичного не произойдет. Например, ответить на отзывы покупателей или обновить портфолио.

В категорию D отнесите все задачи, которые могут быть сделаны без вашего участия. Например, создать новые обложки для кворков — эту задачу можно делегировать другому фрилансеру.

Категория E — задачи, которые не имеют никакой важности для вашей работы или личного развития. Например, посмотреть новый фильм. Вы можете сделать это сегодня, через неделю или через месяц, и это ни на что не повлияет.

Выполняйте задачи только по порядку. Не приступайте к задачам из группы B или C, пока не завершите всю работу над делами из группы A.

Метод ABCDE поможет вам:

— грамотно расставлять приоритеты

— концентрироваться на одной задаче

— делегировать рутину и устранять бесполезные дела

7. Метод помидора

Эту технику тайм-менеджмента изобрел Франческо Чирилло — предприниматель и инноватор, который разрабатывает инструменты для повышения личной и командной производительности.

В чем идея? Работать над задачей определенное количество времени, затем делать перерыв.

Как работает метод?

Шаг 1. Выберите одну задачу, над которой планируете работать

Шаг 2. Установите таймер на 25 минут и работайте над задачей в течение этого времени

Шаг 3. Как только таймер прозвенит, сделайте перерыв на 5 минут

Шаг 4. После короткого перерыва снова установите таймер на 25 минут и продолжайте работу

Шаг 5. Снова сделайте перерыв на 5 минут, когда таймер прозвенит

Шаг 6. После четырех периодов работы по 25 минут сделайте большой перерыв на 30 минут

Метод помидора поможет вам:

— не перегружать себя работой

— вовремя делать паузы и восстанавливаться

— повысить эффективность работы

8. 52/17

Это разновидность метода помидора, которая подойдет тем, кому недостаточно работать 25 минут. Если ваши задачи требуют более длительной концентрации, попробуйте правило 52/17. Согласно исследованию, проведенному The Muse, 10% их пользователей смогли выполнить больше задач, сосредотачиваясь на работе в течение 52 минут, а затем делая небольшие перерывы.

В чем идея? Работать и отдыхать ограниченное количество времени.

Как работает метод?

1. Поставьте таймер на 52 минуты и работайте в течение этого времени
2. Когда таймер прозвенит, сделайте перерыв на 17 минут
3. После истечения времени на отдых, снова поставьте таймер на 52 минуты и продолжайте работать
4. Повторяйте этот цикл, пока не завершите задачу

Правило 52/17 поможет вам:

— сосредотачиваться на конкретной задаче

— повысить свою эффективность

— тратить меньше усилий для выполнения работы

9. 168 часов

Этот метод предлагает изменить парадигму нашего восприятия времени. Когда мы размышляем о том, что в сутках всего лишь 24 часа, и невозможно успеть все, что так нужно сделать, мы загоняем себя в рамки этих самых 24 часов. Но что если сказать вам, что у вас есть гораздо больше времени? Целых 168 часов в неделю!

В чем идея? Понять, на что уходят 168 часов в неделю и грамотно планировать свое время.

Как работает метод?

1. Начните отслеживать свое время, чтобы понимать, сколько часов вы тратите на те или иные задачи. Записывайте каждое действие и потраченное на него время. Например:

• Спал — 10 часов
• Смотрел проекты на Бирже — 20 минут
• Вносил правки в проект — 1 час 40 минут
• Смотрел YouTube — 2 часа
• Пил кофе, переписывался с друзьями — 1 час 15 минут
• Работал над заказом — 3 часа 45 минут
• Скроллил ленту в соцсетях — 1 час 25 минут
• Смотрел фильм — 2 часа 25 минут
• Завтракал, обедал, ужинал — 1 час 10 минут

2. Отслеживайте время таким образом в течение всей недели. В конце недели у вас должно получиться 168 часов, которые были заняты теми или иными действиями.
3. Распределите все, что вы делали в течение недели на категории:

• что было действительно важно (сон, приемы пищи, работа и необходимый отдых)
• без чего вы вполне могли обойтись — то, что лишь отнимало ваше время (соцсети, просмотр сериалов, бесполезное листание ленты в соцсетях)

4. Посчитайте, сколько времени вы потратили на каждую категорию. Это даст вам понимание того, сколько на самом деле часов вы тратите на нужные задачи, и сколько — на бесполезные занятия.
5. Проанализируйте свои результаты, отметив те действия, которые мешали вам в достижении ваших рабочих и личных целей.
6. Спланируйте следующую неделю с учетом «свободного времени», которое вы тратили на дела, не приносящие вам пользы. Сократите время на такие занятия, заполнив их задачами, которые принесут вам больше выгоды.

Метод 168 часов поможет вам:

— понимать, на что уходит ваше время

— продуктивно использовать время

— находить время для любых задач

10. Автофокус

Эта техника тайм-менеджмента подойдет тем, кому тяжело планировать задачи с четкой привязкой ко времени.

В чем идея? Уменьшить стресс, работая над теми задачами, которым хочется посвятить время в данный момент.

Как работает метод?

1. Составьте подробный список всех дел, которые вам нужно сделать. Не ограничивайте себя количеством задач — их может быть и 20, и 30.
2. Приступая к работе, просмотрите весь список, пока не выберите ту задачу, к которой больше всего лежит душа. Работайте над ней, пока не захотите переключиться на что-то другое.
3. Повторяйте этот процесс, стараясь выполнить как можно больше дел из списка.

Метод автофокуса поможет вам:

— сосредотачиваться на более приятных задачах

— увеличить объем выполненной работы

— снизить стресс

Умение управлять своим временем – залог успеха в любой сфере нашей жизни. Попробуйте методы, о которых мы рассказали в этой статье, и вы заметите, как ваша продуктивность будет постепенно расти, времени для важных дел будет становиться все больше, а вы превратитесь в суперэффективного профессионала!