Привел дела в порядок?

Однажды мы проникли на слет фрилансеров и в непринужденной обстановке стали собирать информацию о сложностях в работе. К нашему удивлению, одна из самых больших проблем, о которых они рассказывают друг другу – это не профессиональное развитие и даже не сложности в поиске заказчиков, а банальная необходимость организовать рабочую неделю и рабочий день и не запутаться в делах, особенно если в работе одновременно несколько заказов.

Проблемы самоорганизации фрилансеров

Типичная ситуация: что-то висит со вчерашнего дня, что-то вообще надо было сделать еще на прошлой неделе, а собственные планы копятся уже несколько месяцев. Проблема в том, что при таком положении вещей каждый день приходится тратить время на разбор и планирование. В итоге на работу остается меньше времени, больше дел переезжает на завтра и планировать следующий день нужно еще дольше. Круг замкнулся. Финал закономерный: дела и задачи теряются, ощущение контроля пропадает, стресс растет.

Замкнутый круг плохого планирования

Мы собрали для вас решения, которые при всей своей простоте действительно работают. Каждое из них не идеально, каждое требует чего-то от вас. Постараемся описать границы применимости каждого из них, чтобы вы не попали в ловушку инструмента, не подходящего к вашим задачам.

Интересный факт: 63% представителей микро и малого бизнеса в сфере IT всерьез рассматривали CRM типа Bitrix или Мегаплана. Стоит ли “колоть орехи микроскопом”? Лучше поискать другое решение. Мы обещали вам говорить про простые вещи – и вот они, целый список.

Инструменты для организации работы фрилансера

Первое место заслуженно занимают… карточки!

Первое место — карточки

Да-да, самые простые карточки, они же стикеры, которые продаются в любом канцелярском магазине. Все очень просто: пишем на них задачу, после исполнения выкидываем. Хорошо помогает размещать их по этапам — “начато”, “в работе”, “готово”.  Чуть более сложная версия – разноцветные, помогают разбивать задачи по срочности или проектам.

Недостатки у карточек тоже есть. Они плохо работают для обработки составных и длительных задач. И лучше всего подходят для людей методичных, склонных выполнять задачи одну за другой, шаг за шагом.

Если это не ваш подход – стоит присмотреться к другим решениям, иначе в вашей работе будет старый добрый бардак, приправленный грудой стикеров. И распространенную проблему «Пробовал. Забываю, где записывал» тоже не стоит сбрасывать со счетов.

Второе место принадлежит старому доброму ежедневнику.

Второе место — ежедневник

Ежедневник намного удобнее карточек в том смысле, что даже при большом желании вы не забудете, где записали, а старые остаются на виду на случай если понадобятся. К тому же все записи заранее разнесены по календарю и дням недели.

«Я встаю очень рано и первым делом составляю список дел на день. Срочные заказы пишу в нижней части листа, новые — в верхней. Заканчиваю рабочий день, когда вычеркну все пункты.»

Ежедневники для своей работы используют некоторые топовые продавцы Кворк: «Эльшан Гурбанов: как работает с заказчиками дизайнер-рекордсмен»

Но опасайтесь коварства ежедневников. Многие люди, начав с простых рабочих экземпляров, спустя полгода обнаруживали себя владельцами настоящих чудовищ с обложками из натуральной кожи, бумагой, пропитанной слезами единорога и ценой в ползарплаты. Серьезно, рабочий инструмент не стоит превращать в подобие семейного фотоальбома и коротать с ним вечера у камина. Или обогревателя. Всему свое время и место.

С точки зрения психологии, ежедневник идеально подойдет людям, которым нужно отдельно настраиваться на работу: зайти в рабочий кабинет (или сесть в рабочий угол), отгородиться от всего мирского и погрузиться в дела. Если же ваш рабочий стиль – слепой полет через штормы, а усидчивость и вы находитесь на разных полюсах, стоит подобрать другие варианты.

Третье место – десктопный софт.

Третье место – программы

Почему только третье место? Ведь преимуществ масса: все под рукой, структурированно по проектам, задачам и подзадачам, есть напоминания и уведомления, интеграция с хранилищами данных и еще полтысячи функций.

Вот именно. Пользовательский опыт говорит о том, что нередко вместо использования по назначению человек зависает, часами изучая, а что еще такого забавного может делать эта программа.

Кроме того, приходится сменить не одну и не две версии программы, пока не найдется подходящая именно под ваши задачи. Не стоит забывать и про сложности работы без любимого ПК: вам придется синхронизировать данные между основным рабочим местом и ноутбуком. А потом вы обновляете ОС и обнаруживаете, что под Win10 ваш любимый десктопный органайзер просто не работает. А перенести список дел из одной программы в другую — невыполнимая задача.

В остальном же десктопные программы-органайзеры – отличный и довольно гибкий инструмент, удобный для большинства пользователей.

Четвертое место занимают веб-органайзеры и CRM-системы.

Четвертое место — онлайн-органайзеры

Если бы речь шла о больших системах постановки и учета задач, используемых бизнесом – этот инструмент был бы на первом месте. Но мы говорим об оптимизации работы и времени для отдельных людей, а здесь доля веб-органайзеров куда ниже. Возможно, их маркетинговая активность фокусируется на другом, а может быть пользователи не вполне дозрели до их массового использования.

Давайте оценим их преимущества и недостатки.

+ С одной стороны, ваши задачи доступны с любого устройства и из любого места, где есть интернет. Синхронизация с мобильным приложением выполнит функцию напоминаний. Скорость работы современных веб-приложений уже мало отстает от десктопных, а дружелюбные интерфейсы с возможностями персональных настроек привлекают даже не самых уверенных пользователей.

— С другой стороны, ваши данные хранятся на сторонних серверах и теоретически могут быть доступны третьим лицам. Нередко веб-органайзеры, работающие по модели SaaS, внезапно меняют условия и стоимость использования. Что делать, если доступный ранее бесплатный функционал теперь стоит немалых денег? Или очень востребованую лично для вас функцию разработчики просто убрали? Здесь не выйдет просто установить предыдущую версию программы, как с десктопным органайзером.

Тем не менее, для активных людей, которые привыкли работать как на ПК, так и на планшете или смартфоне, веб-органайзеры становятся отличным решением.

Возможно, мы что-то пропустили?

Надеемся, что вы вспомните об этих простых решениях и сможете эффективно присенить их в своей работе. А может быть вы давно и успешно настроили свое расписание и сможете поделиться в комментариях: каким инструментом пользуетесь и почему. Мы нарочно не упоминали конкретный софт или сервисы, но если забыли что-то крупное и полезное – не стесняйтесь нам напомнить.

И главное — удачи вам в работе! Ведь основа — это не инструмент, а руки, которые его держат и голова, которая его направляет.