Учимся планировать, определять важные задачи и применять тайм-менеджмент в работе. В статье — информация для тех, кто хочет быть эффективней.

Управление своим временем – непростая задача. Особенно для фрилансера. Часто приходится работать с несколькими заказчиками одновременно, вести переписку с новыми клиентами, следить за появлением новых заказов. И при этом делать все самостоятельно. Мы подготовили для вас несколько техник по организации времени, которые помогут вам в работе.

Иногда сложно даже начать

Бывают такие дни, когда настроиться на работу невозможно: вы просто листаете почту, скролите ленту новостей или смотрите видео про тайскую еду. Где-то теплится надежда, что дела выполнятся сами собой, но мы знаем правду: рано или поздно придется к ним приступить.

Что делать?

«Если нужна яма — сначала воткните лопату в землю»

Важно сделать первое действие, с которого начинается работа. Для кого-то это запустить Photoshop, для кого-то — открыть Word или видеоредактор.

Первый шаг поможет вашему мозгу вспомнить «для чего мы здесь собрались».

Определяем важное

Суть в том, чтобы определить срочные задачи и жестко прописать регламент выполнения. Например, вы ставите себе цель — закрыть «важное» с 8-00 до 14-00. С 14:00 можно переключиться на что-то другое.

Чтобы понять, какая задача срочная — нужно задать себе три вопроса:

• Если я не сделаю это вовремя, у меня будут проблемы?
• Упущу ли я возможности, если не сделаю это в срок?
• Вызывает ли эта задача чувство тревоги?

Можно использовать такую таблицу:

Чтобы распределять задачи по степени важности было интересно и удобно, используйте специальные приложения для смартфонов: 

• Android: MyEffectiveness, Ike, Tasks, 4Do
• iPhone:Focus Matrix, Improve My Life, Taskman

Договоримся на берегу: отсекаем лишние задачи

Чтобы работать эффективней  — обговорите с заказчиком все этапы проекта заранее. Не бойтесь составлять собственный план и согласовывать его с клиентом. Если вы видите, что ТЗ перегружено ненужными деталями и знаете, как сделать проще — распишите:

• Почему вы можете сделать эту работу быстрее
• Поэтапный план с развернутыми комментариями

Клиент ждет от вас решение его задачи. Проявив инициативу, вы покажете себя с профессиональной стороны.

Одно целевое действие в виде хорошего плана — упростит работу, а вероятность правок и сорванных сроков уменьшится.

Решаем задачи-занозы

Мелкие задачи, которые решаются за 2 минуты, могут подпортить продуктивность. «Я их мигом сделаю» — говорите вы, однако они копятся и превращаются в снежный ком. Мозг начинает паниковать: кажется, что задач скопилось много. Вы не можете думать ни о чем другом кроме этой «горы» дел. При этом 30 мелких задач можно выполнить всего за час! 

Такие двухминутки не следует откладывать или вносить в долгий план: делайте их сразу, как только они появились или перепоручите их личным помощникам (ссылка)

.

Планируем, но аккуратно

Ещё один способ планирования. В нем новые задачи добавляются только после выполненного действия.  Вы не расписываете проект от начала до конца — планируется лишь ближайший шаг. Так вы держите контроль над ситуацией, и не перегружаете себя несуществующими задачами.

Чтобы было удобно добавлять новые задачи для проекта, можно воспользоваться интеллект-картами:

• MindMeister
• XMind
• Miro

или планировщиками задач:

• Trello
• Asana

Задачи со звездочкой

Когда переносите дело на следующий день, помечайте его звёздочкой. Чем больше дней висит задача — тем больше звёздочек получается. Например:

• Пройти урок по дизайну *
• Добавить кворк на английском языке ***
• Навести порядок в рабочих документах  ****

Если * скопилось слишком много — пора что-то предпринимать. Делегируйте эту задачу, переосмыслите, разбейте на подгруппы или вычеркните.

Ставьте задачи правильно

Иногда сама формулировка задач не побуждает нас к действию. Это как крестик на руке: вроде помнишь для чего он, а вроде нет. Ваша задача должна выглядеть как команда самому себе:

Слушайте свой организм

У каждого человека есть свои биоритмы, в которые он способен решать задачи определенного типа. Например: в утреннее время у вас хорошо получается «творить» — писать код, создавать логотипы или рисовать графику. Вечером — составлять планы, заполнять таблицы или сводить бюджет. Выполняйте дела с учётом своих личных особенностей, чтобы не просидеть над работой впустую, в «неподходящее» время.

9 задач в день 

Метод 1-3-5 — это способ планирования, который заключается в том, чтобы выполнять за день 9 задач. Вы выполняете:

• 1 очень важную задачу (выполнить незамедлительно).
• 3 средние задачи (разбить на весь день).
• 5 маленьких задач (их можно перенести, но завтра уже они будут «приоритетными»).

Главное, чтобы число дел не превышало девять: это заставляет нас более тщательно выбирать задачи и концентрироваться на важном.

Боремся с перфекционизмом

Если выбирать между «идеальной» работой и работой выполненной в срок, клиент выберет второе. Поэтому, если вы не укладываетесь в сроки, пересмотрите с клиентом условия, уверены, что он пойдет вам на встречу. Если же случилась форс-мажорная ситуация, то сдайте неидеальную работу и сообщите об этом клиенту, естественно предупредив, что можете улучшить некоторые моменты.

Очень важно беречь свое и чужое время. Применяя эти несложные техники, вы сможете прокачать навыки самоорганизации и упростить себе жизнь.

Желаем продуктивной работы на Kwork!