Обложка к статье

Учимся планировать, определять важные задачи и применять тайм-менеджмент в работе. В статье — информация для тех, кто хочет быть эффективней.

Управление своим временем – непростая задача. Особенно для фрилансера. Часто приходится работать с несколькими заказчиками одновременно, вести переписку с новыми клиентами, следить за появлением новых заказов. И при этом делать все самостоятельно. Мы подготовили для вас несколько техник по организации времени, которые помогут вам в работе.

Иногда сложно даже начать

Бывают такие дни, когда настроиться на работу невозможно: вы просто листаете почту, скролите ленту новостей или смотрите видео про тайскую еду. Где-то теплится надежда, что дела выполнятся сами собой, но мы знаем правду: рано или поздно придется к ним приступить.

Что делать?

«Если нужна яма — сначала воткните лопату в землю»

Важно сделать первое действие, с которого начинается работа. Для кого-то это запустить Photoshop, для кого-то — открыть Word или видеоредактор.

Первый шаг поможет вашему мозгу вспомнить «для чего мы здесь собрались».

Определяем важное

Суть в том, чтобы определить срочные задачи и жестко прописать регламент выполнения. Например, вы ставите себе цель — закрыть «важное» с 8-00 до 14-00. С 14:00 можно переключиться на что-то другое.

Чтобы понять, какая задача срочная — нужно задать себе три вопроса:

  • Если я не сделаю это вовремя, у меня будут проблемы?
  • Упущу ли я возможности, если не сделаю это в срок?
  • Вызывает ли эта задача чувство тревоги?

Можно использовать такую таблицу:

Чтобы распределять задачи по степени важности было интересно и удобно, используйте специальные приложения для смартфонов: 

Договоримся на берегу: отсекаем лишние задачи

Чтобы работать эффективней  — обговорите с заказчиком все этапы проекта заранее. Не бойтесь составлять собственный план и согласовывать его с клиентом. Если вы видите, что ТЗ перегружено ненужными деталями и знаете, как сделать проще — распишите:

  • Почему вы можете сделать эту работу быстрее
  • Поэтапный план с развернутыми комментариями

Клиент ждет от вас решение его задачи. Проявив инициативу, вы покажете себя с профессиональной стороны.

Одно целевое действие в виде хорошего плана — упростит работу, а вероятность правок и сорванных сроков уменьшится.

Решаем задачи-занозы

Мелкие задачи, которые решаются за 2 минуты, могут подпортить продуктивность. «Я их мигом сделаю» — говорите вы, однако они копятся и превращаются в снежный ком. Мозг начинает паниковать: кажется, что задач скопилось много. Вы не можете думать ни о чем другом кроме этой «горы» дел. При этом 30 мелких задач можно выполнить всего за час! 

Такие двухминутки не следует откладывать или вносить в долгий план: делайте их сразу, как только они появились или перепоручите их личным помощникам (ссылка)

.

Планируем, но аккуратно

Ещё один способ планирования. В нем новые задачи добавляются только после выполненного действия.  Вы не расписываете проект от начала до конца — планируется лишь ближайший шаг. Так вы держите контроль над ситуацией, и не перегружаете себя несуществующими задачами.

Чтобы было удобно добавлять новые задачи для проекта, можно воспользоваться интеллект-картами:

или планировщиками задач:

Задачи со звездочкой

Когда переносите дело на следующий день, помечайте его звёздочкой. Чем больше дней висит задача — тем больше звёздочек получается. Например:

  • Пройти урок по дизайну *
  • Добавить кворк на английском языке ***
  • Навести порядок в рабочих документах  ****

Если * скопилось слишком много — пора что-то предпринимать. Делегируйте эту задачу, переосмыслите, разбейте на подгруппы или вычеркните.

Ставьте задачи правильно

Иногда сама формулировка задач не побуждает нас к действию. Это как крестик на руке: вроде помнишь для чего он, а вроде нет. Ваша задача должна выглядеть как команда самому себе:

Слушайте свой организм

У каждого человека есть свои биоритмы, в которые он способен решать задачи определенного типа. Например: в утреннее время у вас хорошо получается «творить» — писать код, создавать логотипы или рисовать графику. Вечером — составлять планы, заполнять таблицы или сводить бюджет. Выполняйте дела с учётом своих личных особенностей, чтобы не просидеть над работой впустую, в «неподходящее» время.

9 задач в день 

Метод 1-3-5 — это способ планирования, который заключается в том, чтобы выполнять за день 9 задач. Вы выполняете:

  • 1 очень важную задачу (выполнить незамедлительно).
  • 3 средние задачи (разбить на весь день).
  • 5 маленьких задач (их можно перенести, но завтра уже они будут «приоритетными»).

Главное, чтобы число дел не превышало девять: это заставляет нас более тщательно выбирать задачи и концентрироваться на важном.

Боремся с перфекционизмом

Если выбирать между «идеальной» работой и работой выполненной в срок, клиент выберет второе. Поэтому, если вы не укладываетесь в сроки, пересмотрите с клиентом условия, уверены, что он пойдет вам на встречу. Если же случилась форс-мажорная ситуация, то сдайте неидеальную работу и сообщите об этом клиенту, естественно предупредив, что можете улучшить некоторые моменты.

Очень важно беречь свое и чужое время. Применяя эти несложные техники, вы сможете прокачать навыки самоорганизации и упростить себе жизнь.

Желаем продуктивной работы на Kwork!

22 комментария

    Перфекционизм это тонкая грань из-за которой можно больно удариться об репутацию. Бывают заказчики сами не знают чего хотят.
    Вот у меня последний дизайн был, я графический дизайнер с 20 лентим опытом, и только 1 из 100 заказчиков высказал свое противное субъективное мнение.
    Но мой оптыт показывает что лучше делать качественее и дольше чем быстрее и “тяп-ляп” по-прнципу “получи и отвали”.

    Что касается программ, планировки, я приверженец рационального мышления и нашёл себе способ при помощи блокнота notepad++ копирую строки разделяя на абзацы и подазацы. Каждая строка является пунктом, в начале каждой строки проставляю «+» и/или «-» поприципу что сделано и что будет делаться.
    Если есть рутина, включаю интересную комнату в Клабхаузе, слушаю фоном спикеров, и выполняю какую-то работу.

    Ответить

    Юлия (служба поддержки Kwork) ответил

    Именно поэтому очень важна сбалансированность во всем. В том числе и перфекционизм обязательно должен быть уравновешен другими качествами.
    У вас, как у исполнителя с огромным опытом, очевидно есть свой хорошо отлаженный механизм самоорганизации, и это здорово!

    Ответить

    А можно в блоге побольше статей именно по работе, новвоведениям, вопросам, проблемам самого Кворка?

    Ответить

    Юлия (служба поддержки Kwork) ответил

    Спасибо вам за такой совет 🙂 Обязательно постараемся сделать статьи для блога более полезными и практичными для наших пользователей!

    Ответить

    SolNavigator ответил

    Для @Юлия (служба поддержки Kwork),
    Подскажите, ведутся ли сейчас Руководством обсуждения нововведений для предотвращения мошенничества (особенно создания фейковых аккаунтов и шантажа от покупателей с предложением перевести деньги на их банковские карты)?

    Ответить

    Мария (служба поддержки Kwork) ответил

    Здравствуйте, Олег! Позволю себе ответить за Юлию 🙂
    Пока в приоритете нововведения иного плана, но фейковые аккаунты мы отслеживаем и сейчас, а шантаж и переводы финансов вне Kwork считаем практикой недопустимой и пресекаем при выявлении.

    Чтобы повысить продуктивность нужно сделать вот что:
    Правильно питаться
    Вовремя спать
    Отказаться от всего того что забирает время без пользы. (листания в соцсетях, болтовня по ватсапу)
    Выделить определенное время для безделья и праздности.
    Все остальное время работать.

    Ответить

    Юлия (служба поддержки Kwork) ответил

    Эльшан, отличные советы! Такие, казалось бы, известные и простые, но от этого не менее эффективные.

    Ответить

    Я занимаюсь разработкой семантических ядер более 10 лет.

    Мой профиль: https://kwork.ru/user/ilya3250

    Чтобы не путаться в этапах работы, самоорганизоваться и удовлетворить заказчика – я всегда четко прописываю в диалоге по пунктам:
    1) что будет сделано;
    2) в какой срок;
    3) в каком виде будет отчет

    И если требуется разжевываю все ньюансы и мелочи.

    Поверьте, это лучше делать сразу, чтобы потом не возникало лишних вопросов.

    Всегда пишите честно и открыто, без утаивания мелочей – только так заказчик вернется к вам еще раз, а может быть и станет бизнес партнером на долгое время!

    Всем успехов и хороших заработков!

    Ответить

    Юлия (служба поддержки Kwork) ответил

    Илья, абсолютно верный подход. Особенно третий пункт очень важен. Любую спорную ситуацию лучше предотвратить, чем столкнуться с её последствиями.

    Ответить

    Доброго времени суток!
    Забыл после майских праздников написать 1 пожелание, очень важное.

    1). Если выполнение работы приходится на праздники, то автоматически добавить к заказу, то кол-во дней, которое является официально выходными.

    Дело в том, что я проработал и Пасху и все майские праздники, чтобы сдать заказ вовремя. Заказчик согласился продлить заказ, но к сожалению забыл это сделать.

    Я не говорю про повышенную оплату за работу на праздники – многие заказчики побегут как черти от ладана тогда.

    2). Внутри Кворка сделать систему пожеланий – каждый может создать предложение о каком-либо предложении и все пользователи могут его увидеть и поставить лайк или дизлайк. Таким образом вы улучшите функционал биржи.

    Наверное это стокогольмский синдром, отдавать 20% и еще помогать в развитии советами)))))

    Ответить

    Юлия (служба поддержки Kwork) ответил

    Дело в том, что фриланс – это ведь не государственная работа, и не контора, и зачастую именно в выходные дни происходит активизация. Далеко не для всех продавцов это период отдыха, а скорее даже наоборот. К тому же, если для кого-то действительно требуется больше времени – совершенно ничего не мешает на этот период установить срок выполнения кворков больший, чем обычно. Таким образом те, кто на праздники не планирует отдыхать и расслабляться, останутся при своем графике и в привычном ритме работы, а те, кому времени нужно будет больше – получат его за счет добавленных в кворки дней.

    Что касается предложений, мы всегда готовы их слушать и рассматривать. В данном случае голосование, конечно, кажется наиболее эффективным способом понять, насколько нужно/не нужно нововведение, однако стоит учитывать, что количество проголосовавших не являлось бы определяющим фактором. На данный момент мы рассматриваем предложения, независимо от того, сколько человек интересовалось такой функцией, а исключительно с позиции полезности для большинства и рациональности. Даже если предложение только от одного пользователя, никто больше его не озвучивал, но оно практично и в долгосрочной перспективе действительно является полезным, мы его непременно реализуем.

    Ответить

    Денис ответил

    “Далеко не для всех продавцов это период отдыха, а скорее даже наоборот.”

    Думаю, в исходном комментарии речь шла не про продавцов, а про покупателей, и в данном случае ситуация действительно имеет место – человек делает заказ перед праздниками/выходными, и пропадает до их окончания.

    Ответить

    Юлия (служба поддержки Kwork) ответил

    Денис, всё же в комментарии, к которому мы писали ответ, продавец писал именно о выполнении работы со стороны продавца, поэтому и ответ был ориентирован на это. Если покупатель делает заказ во время праздников и “пропадает”, продавцу следует действовать точно так же, как и в любом другом случае – если данных для начала работ нет и ответа тоже – запрос отмены по причине “Покупатель не предоставляет данных”.

    Я работаю на фрилансе более 10 лет, ни разу не опоздал со сроками сдачи заказа. Думаю, что тут все-таки важен определенный склад характера у человека. Кто-то рано или поздно дает “слабину” и срывает заказ. Другие не могут себе такого позволить )

    Ответить

    Мария (служба поддержки Kwork) ответил

    Спасибо, что поделились, Виталий! Мы тоже думаем, что все зависит от самого фрилансера, но и от форс-мажорных обстоятельств никто не застрахован, конечно.

    Ответить

    Виталий ответил

    @Мария (служба поддержки Kwork), У меня были случаи, когда на скорой увозили, но я брал с собой ноутбук и из больницы доделывал работу. Или когда с температурой 39,5 дописывал тексты, чтобы не опоздать со сдачей. Конечно, когда заказчик постоянный и уже много раз ему писал, можно как-то договориться и перенести на попозже сдачу работы. А вот если заказчик новый, то он все ваши форс-мажорные обстоятельства может посчитать вымыслом и отговорками.

    Ответить

    Мария (служба поддержки Kwork) ответил

    Можем только восхищаться вашей ответственностью и ставить вас в пример 🙂

    Все правильно, так и есть – особенно – план работ обязателен!

    Ответить

    Мария (служба поддержки Kwork) ответил

    Спасибо, что поделились. Может быть, хотите добавить что-то от себя? Даже какая-нибудь мелочь (на ваш взгляд) сможет сослужить неплохую службу вашим коллегам 🙂

    Ответить

    от себя… самое главное это спокойная жизнь без особенных задергов и тревог, тогда любая работа будет идти, а вот если вокруг постоянная нервотрепка, то никакие советы не помогут

    Ответить

    Юлия (служба поддержки Kwork) ответил

    Редко кому удается соблюдать именно такой абсолютно спокойный режим, поэтому важно уметь создавать такую атмосферу вокруг себя. Если у вас это получается – это очень здорово 🙂

    Ответить

Оставьте свой комментарий

обязательно
обязательно
необязательно