обложка мини, работа несколькими заказами

В статье рассказываем, как грамотно расставлять приоритеты и планировать время, если в работе одновременно несколько проектов. Спойлер — это вполне реально.

Получать бесконечные уведомления о новых заказах и купаться в море работы — мечта любого фрилансера. Сосредоточиться на одном проекте — несложно. Справиться с двумя — все еще представляется возможным, тем более если сроки не поджимают. Но вот ваша мечта сбылась, и у вас в работе одновременно уже три, четыре или еще больше заказов. В голове каша, все дедлайны перепутались, а чтобы ответить на сообщения покупателя, сначала нужно вспомнить, о каком заказе идет речь.

Если вам знакома такая ситуация, то для вас есть хорошие новости. Работать над несколькими заказами (конечно, в пределах разумного) — возможно! А еще возможно не переносить дедлайны, все успевать и не проседать в качестве своей работы. Вот, как это сделать.

Составляем список задач

Чтобы все взятые в работу проекты были перед глазами, важно их упорядочить и структурировать. Для этого составьте список задач, воспользовавшись одним из удобных способов.

  • На бумаге

Для тех, кто проще воспринимает информацию на бумажных носителях, лучше всего воспользоваться старым добрым блокнотом. Передать суть и выделить важное лучше всего помогут таблицы. Это может быть таблица с 3 столбцами: дата сдачи работы, название проекта, имя/ник покупателя. Или таблица с бó‎льшим количеством столбцов — для примечаний, важных заметок и стикеров с восклицательными знаками. 

  • В Google Таблицах

То же самое можно сделать с помощью электронных таблиц. При этом можно нарисовать удобную таблицу самому, а можно воспользоваться готовыми шаблонами-планировщиками. В Google Таблицах также будет удобно разбивать проекты на подзадачи, сортировать по дедлайну и отмечать их выполнение.

  • В мобильном приложении

Онлайн-планировщики помогут составить списки задач, прикрепить важные файлы и многое другое. Например, в приложении Trello (iOS, Android) можно создавать специальные доски с задачами, отмечать срочность, добавлять чек-листы. А приложение Any.do (iOS, Android) поможет не только спланировать задачи, но и пришлет напоминание о чем-то важном (например, о приближающемся дедлайне или промежуточном отчете).

Попробуйте каждый из способов и выберите один, который подойдет больше других. Только не стоит вести список задач и в приложениях, и в таблицах, да еще дублировать все в блокнот. Иначе вся информация будет в разных источниках, а каша в голове превратится не в порядок, а в еще больший хаос.

Расставляем приоритеты

Всегда есть соблазн сначала приступить к проектам попроще, потому что они не займут много времени. Но если вы уверены в том, что сделаете заказ быстро и легко, а дедлайн еще не близко, все же лучше оставить его на потом. Такие задачи для вас будут важными, но не срочными.

А за что браться, если важным и срочным кажется все? В приоритете берем сложные и объемные задачи, которые займут куда больше времени. Интересный факт: при создании своего первого полнометражного мультфильма команда Pixar по неопытности оставила работу над самыми сложными сценами напоследок. Из-за этого выпуск фильма мог сильно задержаться, а работать пришлось намного больше.

Чтобы не повторять таких ошибок, сначала фильтруйте все задачи в порядке дедлайна, а уже из них выбирайте самые трудоемкие. Такие проекты будут и важными, и срочными. Начать лучше именно с них.

Оптимизируем время

Уметь грамотно управлять своим временем — полезный навык для любого человека, но для фрилансеров особенно. Организуйте время на работу над проектами, исходя из их сложности, дедлайнов и вашего распорядка дня. Главное правило: не забывайте, что в сутках только 24 часа, а вам нужно отдыхать.

  • Учитывайте свой режим

Если вы просыпаетесь с первыми лучами солнца, скорее всего наиболее продуктивны вы с утра. Тогда лучше заняться самыми объемными и сложными задачами в первой половине дня, а на вечер оставить что-то попроще. И наоборот, если пик мозговой активности приходится на ночное время.

  • Оценивайте время

Оценивайте каждую задачу не только по срочности и важности, но и по времени, которое вы затратите на выполнение. Хотя бы примерно. Так вы будете понимать, какие задачи возможно сделать сегодня, а на какие просто не останется времени.

Лайфхак: запускайте секундомер каждый раз, когда приступаете к работе, и останавливайте его на время перерыва. Так вы будете знать, сколько времени потратили на задачу, вплоть до минут и секунд. Это поможет более точно планировать время на будущие проекты.

  • Разбивайте задачи на этапы и подзадачи

При планировании времени важно понимать, из каких этапов будет состоять работа. Всегда разбивайте любую задачу на подзадачи. Если вам нужно написать несложную статью, скорее всего вы сможете справиться за 1-2 дня. У такой задачи будет 2 этапа: сбор информации и написание самого текста. Сбор информации можно разделить на подзадачи: сначала просмотреть все подходящие источники, затем отфильтровать только нужное, а после составить план статьи на основе собранной информации. Написание текста в свою очередь также поделится на подзадачи: составление черновика, написание итоговой версии, вычитка и финальное редактирование. Разработка сайта подразумевает намного больше этапов, а значит — больше подзадач и времени.

  • Автоматизируйте действия

Когда проектов много, а времени мало, на счету буквально каждая секунда. Старайтесь максимально автоматизировать все действия, которые могут выполняться без вас или с вашим минимальным участием.

  • Настройте автоматический запуск всех необходимых программ при включении компьютера.
  • Настройте горячие клавиши на клавиатуре с помощью специальных программ, например, Comfort Keys. Нажатием пары кнопок вы сможете вводить пароли, заполнять различные формы на сайтах и отправлять сообщения.
  • Создайте шаблоны для важных писем, однотипных сообщений, отчетов, опросов и брифов. Все, что вам потребуется для отправки сообщения — Ctrl+C и Ctrl+V. Бриф позволит сэкономить время на расспросах клиента о заказе, а в шаблон для отчета останется просто подставлять нужные цифры.

Делегируем рутину

Мы заказываем доставку продуктов, чтобы не тратить время на поход в магазин, нанимаем няню для детей и освобождаем время для саморазвития. В конце концов просим помыть посуду кого-то из членов семьи, чтобы насладиться долгожданными минутами с книгой в руках. Делегирование задач в работе основано на том же принципе, что и в обычной жизни.

Если в вашей работе есть рутинные действия, которые отнимают много времени, скорее всего их можно поручить кому-то другому. А самый ценный ресурс, время, использовать для более важного. Например, сбор информации для аналитической статьи можно делегировать другому фрилансеру, а освободившееся время использовать для общения с экспертами. Подумайте, какой из этапов работы нуждается в вас меньше всего, а на каком действительно стоит сосредоточиться.

Учитываем форс-мажоры

Горящий дедлайн — страшный сон фрилансера. Горящий дедлайн, в который вмешиваются непредвиденные обстоятельства, — сущий кошмар. При работе над несколькими проектами важно закладывать не только время на их выполнение, но и время с учетом форс-мажоров.

Учтите самые распространенные проблемы, вроде отключения света, Интернета или поломки компьютера. Вы сможете поработать в кафе или коворкинге, пока сеть не восстановят? Есть ли дома еще один компьютер или придется ждать ремонта вашего собственного ноутбука? Закладывайте на форс-мажоры как минимум 1 рабочий день для каждого проекта. Скорее всего вы справитесь раньше, но запас времени обеспечит вам спокойствие.

Чтобы сохранить свою репутацию и оправдать доверие покупателей:

  • предупреждайте покупателя, что сдача заказа может задержаться из-за возникших обстоятельств. Клиенту всегда проще подождать, чем переживать о пропавшем фрилансере;
  • если вам уже приходилось отменять или задерживать заказ с конкретным покупателем, предложите скидку, дополнительную опцию или любой другой бонус;
  • заранее сгладьте возможные углы при общении с заказчиком. Сообщите о гарантиях, которые вы предоставляете и обозначьте, какую ответственность несете в случае задержки и как решите эту проблему. Возможно, покупатель откажется работать на таких условиях, но скорее всего скажет что-то вроде: «я все понимаю, ничего страшного, главное — предупредите, если что-то случится».

Вовремя берем паузу

И напоследок, не стоит забывать, что любой ресурс имеет свойство истощаться. В какой-то момент вы можете не успеть, перепутать или ошибиться. Потому что вот этот десятый по счету проект уже явно был лишним. Не забывайте вовремя брать паузу в работе и просто отдыхать. На Kwork всегда можно поставить статус «Занят» и спокойно заниматься текущими проектами. Если вы не готовы выполнять только конкретные задачи, приостановите их показ на странице «Мои кворки», а остальные оставьте активными.

Качественно выполнять несколько проектов одновременно действительно возможно. Воспользуйтесь советами из этой статьи, чтобы облегчить себе жизнь в режиме многозадачности. Желаем успехов в работе на Kwork, все успевать и получать от работы только удовольствие!

16 комментариев

    Очень интересная статья, рекомендую к прочтению.

    Ответить

    Иван (служба поддержки Kwork) ответил

    Максим Витальевич, очень рады, что вы находите статью полезной!
    Спасибо вам за отзыв.

    Ответить

    Совет начинать со сложных задач, а попроще откладывать на потом не для всех подходит. Я, например, больше ориентируюсь на свое текущее состояние. Если чувствую большой запас энергии для работы, делаю самое сложное. Когда работа продвигается с большим трудом, делаю самое простое.

    Ответить

    Ольга (служба поддержки Kwork) ответил

    Виталий, конечно, вы можете работать так, как удобно именно вам) Ведь, если вы знаете и чувствуете себя, то сложностей с тайм-менеджментом у вас не случится. Но бывают ситуации, когда в текущем ритме жизни и в условиях многозадачности можно упустить важное и заработать стресс( А если сделать все самое важное в первую очередь, то поводов для стресса точно не будет!

    Ответить

    Виталий ответил

    @Ольга (служба поддержки Kwork), Стресс в большей или меньшей степени при работе на фрилансе будет всегда. То переживаешь, что заказов мало. Когда их становится много, тоже начинаешь переживать, так как можешь попасть в цейтнот. И от этого никуда не деться. С годами, конечно, уже выстраиваешь работу почти идеально (если умеешь себя организовывать). Но невозможно предусмотреть всё, и все равно стрессовые ситуации случаются регулярно. В общем, порядок в решении многих разных задач точно надо наводить, если говорить по теме статьи )

    Ответить

    Иван (служба поддержки Kwork) ответил

    Виталий, согласны с вами! Порядок жизненно необходим)
    Можно постараться минимизировать стресс и выполнить трудное или даже неприятное дело («съесть лягушку») в первую очередь, чтобы не думать о нем весь день.

    Лично я, стараюсь не допускать подобных ситуаций в принципе. Как только получаю заказ, сразу же ставлю свои кворки на паузу и снимаю с паузы только тогда, когда до завершения работы над заказом остается 5-6 часов. Как правило, этого времени хватает, чтобы получить новый. Для всех общей схемы не выработать. Всё зависит от направления работы, объемов и кучи личностных факторов.

    Ответить

    Максим (служба поддержки Kwork) ответил

    Дмитрий, согласны, такой подход имеет место быть и в целом да, каждый определяет для себя стратегию работы самостоятельно, исходя из индивидуальных особенностей и поставленных задач) Благодарим за развернутый комментарий)

    Ответить

    Назира ответил

    @Максим (служба поддержки Kwork),

    Ответить

    Ольга (служба поддержки Kwork) ответил

    Назира, нужна ли наша помощь?

    Добрый!
    Прошу Вас писать в блоге конкретику. Факты, цифры, направления. Обновления и направления развития Кворка.
    Сколько уже можно разводить розовые сопли, которыми и так уже заполнен интернет. Вам самим не стыдно? Неужели нечего написать конкретного и конструктивного?
    Посмотрите, количество просмотров у подобных статей и статей о самом Кворке.
    Спасибо!
    Имхо.

    Ответить

    Александр (служба поддержки Kwork) ответил

    Александр, здравствуйте!

    Каждый месяц мы выкладываем на нашем блоге статьи с обновлениями, а каждый год подводим итоги и прогнозируем ситуацию на следующий. Подобные статьи как раз содержат в себе обновления и направления развития сервиса.

    Дело в том, что наш блог связан не только с Kwork, но и с фрилансом в целом — именно поэтому мы выкладываем статьи, которые могут быть полезными для фрилансеров, но не быть связанными конкретно с нашим сервисом.

    Спасибо вам за обратную связь — мы постараемся соблюсти баланс между цифрами и фактами и статьями общей направленности.

    Ответить

    Статья ни о чем. То есть вообще ни о чем.
    Вот к чему здесь очередной рерайт тысяч статей, статеек и толстых книг на эту тему с банальным перечислением прописных, для любого здравомыслящего человека, истин. 🙂
    А «инфографика» из раздела «расставляем приоритеты», это вообще просто песня. Есть задача, пусть не срочная, пусть не первостепенной важности, но она есть и ее надо закрыть. Не, ну нафиг такие задачи — УДАЛИТЬ!!! Шедевр просто! 🙂
    (Данная публикая подтерждает мысль о том, что исполнителей на этом сервисе считают тупыми неадекватами, высказанную в комментарии к прошлой статье)

    Ответить

    Имя ответил

    P.S.
    Вот же блин. Не заметил до отправки, что набралось «раставляем» вместо «Расставляем». Позорище ж. 🙂 А исправить уж нельзя. Функцию правки своего сообщения сюда бы. Хотя бы с ограниченным временем таковой возможности.

    Ответить

    Иван (служба поддержки Kwork) ответил

    Спасибо вам за предложение!
    Постараемся реализовать в будущем.

    P.S. Опечатку исправим 👌

    Ответить

    Иван (служба поддержки Kwork) ответил

    Спасибо за то, что поделились вашим мнением!
    Вы не нашли для себя ничего нового в статье, но у разных людей — разный опыт.
    К тому же порой бывает полезно освежить уже знакомую информацию.

    Сожалеем, что инфографика ввела вас в заблуждение — она отражает лишь базовый принцип.
    Если задача не первостепенной важности и не срочная, не обязательно относить ее к категории «не важно».
    Скорее всего ее стоит запланировать на будущее. Удалять из своего списка задач стоит действия, которые совсем не несут важности или пользы для вас.
    Это кажется очевидным, но мы уверены, что еще раз проверить список своих дел и удалить лишнее может быть полезно.

    Мы уважаем наших пользователей и никогда не позволяли себе высказываний, о которых вы говорите, или намеков на них.

    Ответить

Оставьте свой комментарий для Виталий

обязательно
обязательно
необязательно