В статье рассказываем, как грамотно расставлять приоритеты и планировать время, если в работе одновременно несколько проектов. Спойлер — это вполне реально.

Получать бесконечные уведомления о новых заказах и купаться в море работы — мечта любого фрилансера. Сосредоточиться на одном проекте — несложно. Справиться с двумя — все еще представляется возможным, тем более если сроки не поджимают. Но вот ваша мечта сбылась, и у вас в работе одновременно уже три, четыре или еще больше заказов. В голове каша, все дедлайны перепутались, а чтобы ответить на сообщения покупателя, сначала нужно вспомнить, о каком заказе идет речь.

Если вам знакома такая ситуация, то для вас есть хорошие новости. Работать над несколькими заказами (конечно, в пределах разумного) — возможно! А еще возможно не переносить дедлайны, все успевать и не проседать в качестве своей работы. Вот, как это сделать.

Составляем список задач

Чтобы все взятые в работу проекты были перед глазами, важно их упорядочить и структурировать. Для этого составьте список задач, воспользовавшись одним из удобных способов.

• На бумаге

Для тех, кто проще воспринимает информацию на бумажных носителях, лучше всего воспользоваться старым добрым блокнотом. Передать суть и выделить важное лучше всего помогут таблицы. Это может быть таблица с 3 столбцами: дата сдачи работы, название проекта, имя/ник покупателя. Или таблица с бó‎льшим количеством столбцов — для примечаний, важных заметок и стикеров с восклицательными знаками. 

• В Google Таблицах

То же самое можно сделать с помощью электронных таблиц. При этом можно нарисовать удобную таблицу самому, а можно воспользоваться готовыми шаблонами-планировщиками. В Google Таблицах также будет удобно разбивать проекты на подзадачи, сортировать по дедлайну и отмечать их выполнение.

• В мобильном приложении

Онлайн-планировщики помогут составить списки задач, прикрепить важные файлы и многое другое. Например, в приложении Trello (iOS, Android) можно создавать специальные доски с задачами, отмечать срочность, добавлять чек-листы. А приложение Any.do (iOS, Android) поможет не только спланировать задачи, но и пришлет напоминание о чем-то важном (например, о приближающемся дедлайне или промежуточном отчете).

Попробуйте каждый из способов и выберите один, который подойдет больше других. Только не стоит вести список задач и в приложениях, и в таблицах, да еще дублировать все в блокнот. Иначе вся информация будет в разных источниках, а каша в голове превратится не в порядок, а в еще больший хаос.

Расставляем приоритеты

Всегда есть соблазн сначала приступить к проектам попроще, потому что они не займут много времени. Но если вы уверены в том, что сделаете заказ быстро и легко, а дедлайн еще не близко, все же лучше оставить его на потом. Такие задачи для вас будут важными, но не срочными.

А за что браться, если важным и срочным кажется все? В приоритете берем сложные и объемные задачи, которые займут куда больше времени. Интересный факт: при создании своего первого полнометражного мультфильма команда Pixar по неопытности оставила работу над самыми сложными сценами напоследок. Из-за этого выпуск фильма мог сильно задержаться, а работать пришлось намного больше.

Чтобы не повторять таких ошибок, сначала фильтруйте все задачи в порядке дедлайна, а уже из них выбирайте самые трудоемкие. Такие проекты будут и важными, и срочными. Начать лучше именно с них.

Оптимизируем время

Уметь грамотно управлять своим временем — полезный навык для любого человека, но для фрилансеров особенно. Организуйте время на работу над проектами, исходя из их сложности, дедлайнов и вашего распорядка дня. Главное правило: не забывайте, что в сутках только 24 часа, а вам нужно отдыхать.

• Учитывайте свой режим

Если вы просыпаетесь с первыми лучами солнца, скорее всего наиболее продуктивны вы с утра. Тогда лучше заняться самыми объемными и сложными задачами в первой половине дня, а на вечер оставить что-то попроще. И наоборот, если пик мозговой активности приходится на ночное время.

• Оценивайте время

Оценивайте каждую задачу не только по срочности и важности, но и по времени, которое вы затратите на выполнение. Хотя бы примерно. Так вы будете понимать, какие задачи возможно сделать сегодня, а на какие просто не останется времени.

Лайфхак: запускайте секундомер каждый раз, когда приступаете к работе, и останавливайте его на время перерыва. Так вы будете знать, сколько времени потратили на задачу, вплоть до минут и секунд. Это поможет более точно планировать время на будущие проекты.

• Разбивайте задачи на этапы и подзадачи

При планировании времени важно понимать, из каких этапов будет состоять работа. Всегда разбивайте любую задачу на подзадачи. Если вам нужно написать несложную статью, скорее всего вы сможете справиться за 1-2 дня. У такой задачи будет 2 этапа: сбор информации и написание самого текста. Сбор информации можно разделить на подзадачи: сначала просмотреть все подходящие источники, затем отфильтровать только нужное, а после составить план статьи на основе собранной информации. Написание текста в свою очередь также поделится на подзадачи: составление черновика, написание итоговой версии, вычитка и финальное редактирование. Разработка сайта подразумевает намного больше этапов, а значит — больше подзадач и времени.

• Автоматизируйте действия

Когда проектов много, а времени мало, на счету буквально каждая секунда. Старайтесь максимально автоматизировать все действия, которые могут выполняться без вас или с вашим минимальным участием.

• Настройте автоматический запуск всех необходимых программ при включении компьютера.
• Настройте горячие клавиши на клавиатуре с помощью специальных программ, например, Comfort Keys. Нажатием пары кнопок вы сможете вводить пароли, заполнять различные формы на сайтах и отправлять сообщения.
• Создайте шаблоны для важных писем, однотипных сообщений, отчетов, опросов и брифов. Все, что вам потребуется для отправки сообщения — Ctrl+C и Ctrl+V. Бриф позволит сэкономить время на расспросах клиента о заказе, а в шаблон для отчета останется просто подставлять нужные цифры.

Делегируем рутину

Мы заказываем доставку продуктов, чтобы не тратить время на поход в магазин, нанимаем няню для детей и освобождаем время для саморазвития. В конце концов просим помыть посуду кого-то из членов семьи, чтобы насладиться долгожданными минутами с книгой в руках. Делегирование задач в работе основано на том же принципе, что и в обычной жизни.

Если в вашей работе есть рутинные действия, которые отнимают много времени, скорее всего их можно поручить кому-то другому. А самый ценный ресурс, время, использовать для более важного. Например, сбор информации для аналитической статьи можно делегировать другому фрилансеру, а освободившееся время использовать для общения с экспертами. Подумайте, какой из этапов работы нуждается в вас меньше всего, а на каком действительно стоит сосредоточиться.

Учитываем форс-мажоры

Горящий дедлайн — страшный сон фрилансера. Горящий дедлайн, в который вмешиваются непредвиденные обстоятельства, — сущий кошмар. При работе над несколькими проектами важно закладывать не только время на их выполнение, но и время с учетом форс-мажоров.

Учтите самые распространенные проблемы, вроде отключения света, Интернета или поломки компьютера. Вы сможете поработать в кафе или коворкинге, пока сеть не восстановят? Есть ли дома еще один компьютер или придется ждать ремонта вашего собственного ноутбука? Закладывайте на форс-мажоры как минимум 1 рабочий день для каждого проекта. Скорее всего вы справитесь раньше, но запас времени обеспечит вам спокойствие.

Чтобы сохранить свою репутацию и оправдать доверие покупателей:

• предупреждайте покупателя, что сдача заказа может задержаться из-за возникших обстоятельств. Клиенту всегда проще подождать, чем переживать о пропавшем фрилансере;
• если вам уже приходилось отменять или задерживать заказ с конкретным покупателем, предложите скидку, дополнительную опцию или любой другой бонус;
• заранее сгладьте возможные углы при общении с заказчиком. Сообщите о гарантиях, которые вы предоставляете и обозначьте, какую ответственность несете в случае задержки и как решите эту проблему. Возможно, покупатель откажется работать на таких условиях, но скорее всего скажет что-то вроде: «я все понимаю, ничего страшного, главное — предупредите, если что-то случится».

Вовремя берем паузу

И напоследок, не стоит забывать, что любой ресурс имеет свойство истощаться. В какой-то момент вы можете не успеть, перепутать или ошибиться. Потому что вот этот десятый по счету проект уже явно был лишним. Не забывайте вовремя брать паузу в работе и просто отдыхать. На Kwork всегда можно поставить статус «Занят» и спокойно заниматься текущими проектами. Если вы не готовы выполнять только конкретные задачи, приостановите их показ на странице «Мои кворки», а остальные оставьте активными.

Качественно выполнять несколько проектов одновременно действительно возможно. Воспользуйтесь советами из этой статьи, чтобы облегчить себе жизнь в режиме многозадачности. Желаем успехов в работе на Kwork, все успевать и получать от работы только удовольствие!