Какие процессы в привлечении клиентов стоит автоматизировать, как работают чат-боты и парсинг, какие задачи можно делегировать фрилансерам вместо найма целой команды – читайте в статье.

Парадокс малого бизнеса выглядит примерно так: предприниматель покупает CRM, подключает аналитику, запускает рекламу, но продолжает вручную отвечать на каждую заявку, переносить контакты в таблицу и искать потенциальных клиентов по одной компании за вечер. При этом многие задачи по привлечению клиентов давно можно автоматизировать. Причем без найма маркетолога, разработчика, интегратора и еще нескольких специалистов в штат.

В этой статье разберем, какие процессы действительно стоит автоматизировать, где это дает максимальный эффект и какие задачи можно делегировать фрилансерам.

С чего начинается автоматизация

Одна из самых распространенных ошибок – искать инструменты раньше, чем понятен сам процесс. Например, владелец компании хочет чат-бот. Зачем? Чтобы продавал. Но если копнуть глубже, то оказывается, что менеджеры его компании отвечают клиентам через 6-8 часов после обращения. Чат-бот здесь не продаст. Он просто закроет дыру в коммуникации.

Поэтому сначала полезно посмотреть на путь клиента и найти места, где регулярно теряются заявки. Чаще всего проблемы возникают в следующих точках:

• первичный контакт;
• сбор лидов;
• обработка обращений;
• повторные касания.

Именно здесь автоматизация обычно окупается быстрее всего.

Чат-боты: когда они действительно работают

Многие предприниматели разочаровались в чат-ботах после волны «умных воронок», которые обещали продавать без участия человека. На практике хороший бот чаще всего выполняет три задачи:

• собирает контакты;
• отвечает на типовые вопросы;
• доводит клиента до менеджера.

И для начала этого вполне достаточно.

Представьте строительную компанию. Каждый день ей поступают десятки одинаковых вопросов: сколько стоит проект, работаете ли по области, какие сроки, можно ли получить смету? Менеджеры тратят часы на однотипные ответы. А грамотно настроенный бот собирает информацию, уточняет параметры заказа и передает уже подготовленную заявку специалисту. В результате менеджер начинает разговор не с вопроса «Здравствуйте, чем могу помочь?», а сразу обсуждает проект.

Как это работает на практике? Клиент пишет вам в мессенджер или оставляет заявку на сайте. Бот задает несколько вопросов по заранее подготовленному сценарию: уточняет услугу, бюджет, регион, удобный способ связи. После этого данные автоматически отправляются в CRM, а менеджер получает уведомление о новом обращении.

Дополнительно бот может:

• записывать клиентов на консультацию через онлайн-календарь;
• отправлять прайс-листы и презентации;
• предлагать подходящие услуги в зависимости от ответов пользователя;
• собирать обратную связь после покупки;
• напоминать о записи или встрече.

Фактически бот берет на себя роль первого уровня поддержки и квалификации лидов. Благодаря этому сотрудники тратят время только на действительно заинтересованных клиентов.

Чаще всего сегодня чат-ботов внедряют для:

• онлайн-школ;
• агентств недвижимости;
• медицинских центров;
• сервисных компаний;
• интернет-магазинов;
• B2B-услуг.

Причем во многих случаях настройка обходится значительно дешевле месячной зарплаты сотрудника, который ежедневно выполняет те же действия вручную.

Автоответчики в почте

Типичная ситуация: клиент оставляет заявку вечером – ответ приходит утром. За ночь он успевает написать еще трем конкурентам. Кто быстрее отреагировал, тот и получает сделку.

Автоматическая цепочка писем позволяет:

• мгновенно подтвердить получение заявки;
• отправить коммерческое предложение;
• выдать полезные материалы;
• показать кейсы;
• рассказать об условиях сотрудничества.

Особенно хорошо такие сценарии работают в B2B, где решение о покупке принимается не за пять минут.

Современные системы email-автоматизации позволяют запускать целые сценарии общения без участия сотрудников. Например, клиент скачал чек-лист на сайте. Сразу после этого он получает письмо с материалом. Через два дня ему приходит кейс компании. Еще через несколько дней – приглашение на бесплатную консультацию. Если письмо открыли, но не перешли по ссылке, система может отправить дополнительное сообщение с другим предложением.

Такие цепочки называют триггерными рассылками. Они запускаются автоматически после определенного действия пользователя и помогают поддерживать контакт даже тогда, когда менеджер занят другими задачами.

Парсинг потенциальных клиентов

Пожалуй, самый недооцененный инструмент для B2B-продаж. Многие компании до сих пор собирают базы вручную. Открывают карты, просматривают сайты, копируют телефоны, переносят данные в Excel. Если посчитать затраченное время, становится страшно.

Парсинг же позволяет автоматически собирать:

• контакты компаний;
• электронные адреса;
• телефоны;
• данные из каталогов;
• информацию из открытых источников;
• профили организаций по заданным критериям.

Например, компания продает оборудование для автосервисов. Можно вручную искать сотни СТО по регионам. А можно заказать настройку системы, которая соберет нужную базу за несколько часов.

С технической точки зрения парсер представляет собой программу, которая по заданным правилам анализирует сайты, каталоги или открытые базы данных и извлекает нужную информацию. Пользователь задает критерии поиска, например: «автосервисы Москвы», «стоматологии Санкт-Петербурга» или «производственные предприятия с численностью более 50 сотрудников». После этого система автоматически формирует готовую таблицу с контактами.

Более продвинутые решения умеют не только собирать информацию, но и сразу проверять актуальность сайтов, наличие контактных данных, активность компаний в социальных сетях и другие параметры.

Однако здесь есть важный нюанс: сама по себе база клиентов ничего не дает. Ошибочно думать, что парсинг решает проблему продаж. Он решает другую задачу – убирает огромный объем механической работы и позволяет менеджерам заниматься переговорами вместо поиска контактов.

CRM-интеграции: автоматизация, которую клиенты не видят, но бизнес ощущает каждый день

Многие предприниматели воспринимают CRM как обычную базу клиентов. На самом деле основная ценность системы заключается в автоматизации процессов вокруг заявки.

Например, клиент оставляет заявку на сайте. Без интеграции менеджер получает письмо, вручную переносит данные в таблицу, ставит напоминание и создает задачу. На каждом этапе возможны ошибки.

После настройки интеграции весь процесс происходит автоматически. Заявка попадает в CRM, клиенту отправляется письмо или сообщение о получении обращения, менеджеру создается задача, а руководитель видит новый лид в отчетах.

Дополнительно CRM может автоматически:

• распределять заявки между сотрудниками;
• напоминать о необходимости связаться с клиентом;
• фиксировать историю общения;
• запускать рассылки;
• формировать отчеты по продажам;
• отслеживать эффективность рекламных каналов.

В результате компания получает не просто учет клиентов, а единый центр управления продажами, где большинство рутинных операций выполняется без участия сотрудников.

Автоворонки продаж

Многие клиенты не готовы покупать сразу. Особенно если речь идет о дорогих услугах, обучении, консалтинге или B2B-продуктах. Именно для таких случаев создаются автоворонки продаж. Их задача – постепенно подводить человека к покупке через серию автоматических касаний.

Например, посетитель оставляет контакты на сайте. Далее система самостоятельно запускает последовательность действий:

• отправляет полезный материал;
• показывает кейсы;
• предлагает вебинар или консультацию;
• напоминает о предложении;
• передает наиболее заинтересованных клиентов менеджеру.

Человек получает нужную информацию в течение нескольких дней или недель, а бизнес сохраняет контакт без постоянного участия сотрудников.

Автоворонки особенно полезны там, где цикл принятия решения занимает длительное время. Вместо того чтобы вручную писать каждому потенциальному клиенту, компания один раз настраивает сценарий и затем масштабирует его практически без дополнительных затрат.

Искусственный интеллект: автоматизация нового поколения

Еще несколько лет назад автоматизация строилась по принципу жестких сценариев: если клиент нажал кнопку А – показать сообщение Б. Сегодня многие задачи можно передать искусственному интеллекту.

Главное отличие ИИ от классической автоматизации заключается в том, что он способен работать не только по заранее прописанным правилам, но и анализировать информацию, делать выводы и генерировать контент.

Сегодня компании используют ИИ для самых разных задач привлечения клиентов:

• обработка входящих обращений;
• создание контента;
• персонализация коммуникаций;
• анализ звонков и переписок;
• поиск потенциальных клиентов;
• подготовка коммерческих предложений и т.д.

Важно понимать, что искусственный интеллект не заменяет маркетолога или продавца целиком. Наиболее эффективно он работает как помощник, который берет на себя рутинные операции: анализирует данные, готовит материалы, отвечает на типовые вопросы и помогает быстрее обрабатывать обращения.

Для малого бизнеса это особенно актуально. Многие процессы, которые раньше требовали участия нескольких сотрудников, сегодня можно автоматизировать с помощью ИИ-сервисов и настройки готовых сценариев. В результате компания получает более быструю обработку заявок, снижение нагрузки на сотрудников и возможность привлекать больше клиентов без расширения штата.

Какие задачи чаще всего делегируют фрилансерам

Большинство компаний не нанимают отдельных специалистов под каждую автоматизацию. Потому что это дорого и часто неоправданно. Гораздо проще привлечь исполнителя под конкретную задачу.

На Kwork вы можете найти специалистов по настройке:

• чат-ботов;
• автоматизации email-рассылок;
• CRM-интеграций;
• автоворонок продаж;
• парсинга данных;
• сбора баз контактов;
• интеграций через API;
• автоворонок продаж;
• автоматизации с помощью ИИ;
• и любых других автоматизаций для вашего бизнеса.

Один специалист может настроить процесс за несколько дней, после чего система будет работать месяцами практически без вмешательства.

Что действительно стоит автоматизировать первым

Если бюджет ограничен, не пытайтесь автоматизировать все сразу. Лучше попробуйте следующий порядок:

Шаг 1. Скорость ответа

Сначала автоматизируйте первое касание. Любая заявка должна получать реакцию в течение нескольких секунд.

Шаг 2. Сбор и передача лидов

Каждое обращение должно автоматически попадать в CRM или систему учета. Без ручного переноса данных.

Шаг 3. Повторные касания

Большая часть компаний теряет клиентов не потому, что продукт плохой. А потому что о них забывают через неделю после первого контакта. Автоматические письма, сообщения и напоминания решают эту проблему значительно лучше человеческой памяти.

Шаг 4. Поиск новых клиентов

Когда обработка заявок уже налажена, можно масштабировать привлечение через парсинг, автоматический сбор баз и другие инструменты лидогенерации.

Как освободить время для продаж, а не для рутины 

Самая дорогая работа в продажах – механическая: копировать контакты, пересылать заявки., отвечать на одинаковые вопросы, искать компании вручную, напоминать клиентам о себе. Именно на эти действия бизнес часто тратит десятки часов каждую неделю.

Хорошая автоматизация не заменяет людей. Она освобождает их от повторяющихся задач и позволяет заниматься тем, что действительно приносит деньги: переговорами, продажами и развитием бизнеса.

Сегодня для этого не нужно собирать собственную IT-команду или запускать сложный цифровой проект. Большинство задач – от настройки чат-ботов и автоответчиков до парсинга потенциальных клиентов и интеграции CRM – можно делегировать опытным фрилансерам на Kwork и получить готовое решение в сжатые сроки.