Привел дела в порядок?

Однажды мы проникли на слет фрилансеров и в непринужденной обстановке стали собирать информацию о сложностях в работе. К нашему удивлению, одна из самых больших проблем, о которых они рассказывают друг другу – это не профессиональное развитие и даже не сложности в поиске заказчиков, а банальная необходимость организовать рабочую неделю и рабочий день и не запутаться в делах, особенно если в работе одновременно несколько заказов.

Проблемы самоорганизации фрилансеров

Типичная ситуация: что-то висит со вчерашнего дня, что-то вообще надо было сделать еще на прошлой неделе, а собственные планы копятся уже несколько месяцев. Проблема в том, что при таком положении вещей каждый день приходится тратить время на разбор и планирование. В итоге на работу остается меньше времени, больше дел переезжает на завтра и планировать следующий день нужно еще дольше. Круг замкнулся. Финал закономерный: дела и задачи теряются, ощущение контроля пропадает, стресс растет.

Замкнутый круг плохого планирования

Мы собрали для вас решения, которые при всей своей простоте действительно работают. Каждое из них не идеально, каждое требует чего-то от вас. Постараемся описать границы применимости каждого из них, чтобы вы не попали в ловушку инструмента, не подходящего к вашим задачам.

Интересный факт: 63% представителей микро и малого бизнеса в сфере IT всерьез рассматривали CRM типа Bitrix или Мегаплана. Стоит ли “колоть орехи микроскопом”? Лучше поискать другое решение. Мы обещали вам говорить про простые вещи – и вот они, целый список.

Инструменты для организации работы фрилансера

Первое место заслуженно занимают… карточки!

Первое место — карточки

Да-да, самые простые карточки, они же стикеры, которые продаются в любом канцелярском магазине. Все очень просто: пишем на них задачу, после исполнения выкидываем. Хорошо помогает размещать их по этапам — “начато”, “в работе”, “готово”.  Чуть более сложная версия – разноцветные, помогают разбивать задачи по срочности или проектам.

Недостатки у карточек тоже есть. Они плохо работают для обработки составных и длительных задач. И лучше всего подходят для людей методичных, склонных выполнять задачи одну за другой, шаг за шагом.

Если это не ваш подход – стоит присмотреться к другим решениям, иначе в вашей работе будет старый добрый бардак, приправленный грудой стикеров. И распространенную проблему «Пробовал. Забываю, где записывал» тоже не стоит сбрасывать со счетов.

Второе место принадлежит старому доброму ежедневнику.

Второе место — ежедневник

Ежедневник намного удобнее карточек в том смысле, что даже при большом желании вы не забудете, где записали, а старые остаются на виду на случай если понадобятся. К тому же все записи заранее разнесены по календарю и дням недели.

«Я встаю очень рано и первым делом составляю список дел на день. Срочные заказы пишу в нижней части листа, новые — в верхней. Заканчиваю рабочий день, когда вычеркну все пункты.»

Ежедневники для своей работы используют некоторые топовые продавцы Кворк: «Эльшан Гурбанов: как работает с заказчиками дизайнер-рекордсмен»

Но опасайтесь коварства ежедневников. Многие люди, начав с простых рабочих экземпляров, спустя полгода обнаруживали себя владельцами настоящих чудовищ с обложками из натуральной кожи, бумагой, пропитанной слезами единорога и ценой в ползарплаты. Серьезно, рабочий инструмент не стоит превращать в подобие семейного фотоальбома и коротать с ним вечера у камина. Или обогревателя. Всему свое время и место.

С точки зрения психологии, ежедневник идеально подойдет людям, которым нужно отдельно настраиваться на работу: зайти в рабочий кабинет (или сесть в рабочий угол), отгородиться от всего мирского и погрузиться в дела. Если же ваш рабочий стиль – слепой полет через штормы, а усидчивость и вы находитесь на разных полюсах, стоит подобрать другие варианты.

Третье место – десктопный софт.

Третье место – программы

Почему только третье место? Ведь преимуществ масса: все под рукой, структурированно по проектам, задачам и подзадачам, есть напоминания и уведомления, интеграция с хранилищами данных и еще полтысячи функций.

Вот именно. Пользовательский опыт говорит о том, что нередко вместо использования по назначению человек зависает, часами изучая, а что еще такого забавного может делать эта программа.

Кроме того, приходится сменить не одну и не две версии программы, пока не найдется подходящая именно под ваши задачи. Не стоит забывать и про сложности работы без любимого ПК: вам придется синхронизировать данные между основным рабочим местом и ноутбуком. А потом вы обновляете ОС и обнаруживаете, что под Win10 ваш любимый десктопный органайзер просто не работает. А перенести список дел из одной программы в другую — невыполнимая задача.

В остальном же десктопные программы-органайзеры – отличный и довольно гибкий инструмент, удобный для большинства пользователей.

Четвертое место занимают веб-органайзеры и CRM-системы.

Четвертое место — онлайн-органайзеры

Если бы речь шла о больших системах постановки и учета задач, используемых бизнесом – этот инструмент был бы на первом месте. Но мы говорим об оптимизации работы и времени для отдельных людей, а здесь доля веб-органайзеров куда ниже. Возможно, их маркетинговая активность фокусируется на другом, а может быть пользователи не вполне дозрели до их массового использования.

Давайте оценим их преимущества и недостатки.

С одной стороны, ваши задачи доступны с любого устройства и из любого места, где есть интернет. Синхронизация с мобильным приложением выполнит функцию напоминаний. Скорость работы современных веб-приложений уже мало отстает от десктопных, а дружелюбные интерфейсы с возможностями персональных настроек привлекают даже не самых уверенных пользователей.

С другой стороны, ваши данные хранятся на сторонних серверах и теоретически могут быть доступны третьим лицам. Нередко веб-органайзеры, работающие по модели SaaS, внезапно меняют условия и стоимость использования. Что делать, если доступный ранее бесплатный функционал теперь стоит немалых денег? Или очень востребованую лично для вас функцию разработчики просто убрали? Здесь не выйдет просто установить предыдущую версию программы, как с десктопным органайзером.

Тем не менее, для активных людей, которые привыкли работать как на ПК, так и на планшете или смартфоне, веб-органайзеры становятся отличным решением.

Возможно, мы что-то пропустили?

Надеемся, что вы вспомните об этих простых решениях и сможете эффективно присенить их в своей работе. А может быть вы давно и успешно настроили свое расписание и сможете поделиться в комментариях: каким инструментом пользуетесь и почему. Мы нарочно не упоминали конкретный софт или сервисы, но если забыли что-то крупное и полезное – не стесняйтесь нам напомнить.

И главное — удачи вам в работе! Ведь основа — это не инструмент, а руки, которые его держат и голова, которая его направляет.

41 комментарий

    Полезная информация 😉 Спасибо 🙂

    Ответить

    Да! Пропустили! У меня, например, полноценный ежедневник в телефоне. В каждый день можно записать бесконечное число дел (в отличии от бумажного), приятная навигация по датам. Пользуюсь уде больше полугода данной версией. Не реклама, называется week plan с синей иконкой, скачивала в ап сторе, у меня прекрасно работает в бесплатном варианте.

    Ответить

    Спасибо за информацию! Но сразу хочу сказать, что кворк сегодня сам стал отличным полноценным органайзером, который убрал необходимость каких либо дополнительных записей, где бы то ни было. Список заказов, в порядке их поступления, время заказа, время, оставшееся на выполнение заказа (предупреждение о том, что времени осталось менее суток — в виде красного кружка), переписка с потенциальными покупателями — в порядке поступления вопросов, со всеми необходимыми фишками — обязательность ответа, подсвечивание «жирным» шрифтом — на новые комментарии, а также дублирование этого вверху странички (- в виде жёлтого кружка). В общем, работая с кворком, я полностью исключил ведение какой-либо дополнительной переписки вне сервиса, и это по-настоящему здорово!

    Ответить

    admin ответил

    @Михаил, спасибо за оценку. Будем стараться еще упрощать работу, добавляя новые функции.

    Ответить

    Алексей ответил

    @Михаил, Вам везет, что все Ваши задачи сосредоточены в одном сервисе. Но у фрилансеров чаще всего несколько источников лидов как личные встречи так и разные интернет ресурсы.
    Фриланс как основная работа, это не фриланс, а и есть основная работа. Поэтому настоящие фрилансеры работают из под основной работы, поэтому таскаться с блокнотами не удобно. Его можно забыть. стикеры вообще не понимаю. открыл окно — он улетел, не говоря уже о том, что что-то нужно переписывать теряя время.
    На мой взгляд на сегодняшний день имеет место единственный вариант — это облачный сервис (Microsoft Exchange, Google Calendar/task/note). Можно копи/пастить данные, доступны в любом месте с любого устройства, интергированы с почтой, есть API для встраивания куда угодно и т.п.

    Ответить

    Михаил ответил

    @Алексей, конечно, я имел в виду работу только внутри самого сервиса кворк, которая не нуждается в каких-либо дополнительных заметках и записях (сделать то-то, во столько-то и т.п.). Такое удобство встретишь редко.

    Ответить

    Алексей ответил

    @Михаил, не согласен. На всех фриланс-сервисах схожий функционал. Особенно в части контроля выполнения заказов, ибо в первую очередь такие сервисы живут за счет довольных заказчиков.
    Как органайзер тут нет ничего. задача, срок, все. А если проект по векам, у каждой есть вложенные, зависимые веки, разные исполнители, несколько исполнителей одной задачи?

    Александр ответил

    @Михаил, я полностью с Вами согласен!

    Ответить

    А еще отличное решение программа для windows 10 Focus To-Do. Простой и в тоже время функциональный органайзер, да еще и с функцией томатов (25 минутку на задачу). Синхронизация с другими устройствами. Разбивание задач на проекты. Отчеты использованного времени! Томаты особенно мотивируют не отвлекаться от задачи.
    Единственный минус так это платная версия, но стоит не дорого 250р.

    Ответить

    Ахах, узнаю себя) Постоянный бардак который иногда чуть убирается, но никогда не наводится полный порядок )))

    Ответить

    Я раньше тоже вела ежедневник, но на сайте все стало предельно удобно что использовать его стало не нужным, разве что рисую свои зарисовки логотипов. Органайзере на компьютере не пробовала, может и удобно, но для себя считаю потерей времени его заполнять, опять таки на сайте все и так все продумано и удобно

    Ответить

    Весь органайзер в кворке.
    Единственное чего я (и многие) с нетерпением жду, это отображении статистики за календарный месяц в аналитике https://kwork.ru/analytics

    Ответить

    Алексей (администрация Kwork) ответил

    @Айк, можно чуть подробнее, что именно вы хотите, как это должно выглядеть и зачем это нужно?

    Ответить

    Айк ответил

    @Алексей (администрация Kwork), Здравствуйте !
    В статистике-аналитике чтобы смотреть данные за календарный месяц, так как 99% фрилансеров считают именно календарный, а не по неделе (не понятно зачем) недельный, только американцы считают зарплату по неделе 🙂
    —————
    То есть поставил фильтр за месяц и видишь от 01.01.2018 до 31.01.2018 на данный момент показывает не календарный месяц + можно реализовать фильтр по дате.
    ————-
    Выбрал дату от и до и смотришь статистику именно по этому промежутку !
    Спасибо, надеюсь на быструю реализацию, так как проблема известна с 01.01.2017 ГОДА 🙂
    + Почему на кворке нет раздела голосование для изменений ?
    Раздел где пользователи будут предлагать идеи и чья идея соберет больше одобрений, та и будет в приоритете на скорое внедрение !
    ——
    Коллеги прошу поддержать идею 🙂

    Ответить

    Алексей (администрация Kwork) ответил

    @Айк, я правильно понимаю, что цель — оценивать свой доход за период?

    Михаил ответил

    @Айк, согласен с первой частью — возможность посмотреть такие отчёты нужна.
    Категорически не согласен со второй частью — создавать специальный раздел с возможностью создавать различные предложения по улучшению сервиса самим пользователями, присовокупив туда ещё и голосование. Чем это закончилось на ГГЛ? Ничем хорошим. Техподдержка сегодня на все 1000% справляется с любыми вопросами в их адрес и ничего, ничего не затерялось, ни одно хорошее предложение и умная мысль. Всё уже реализовано. Какие мелкие моменты и правки, конечно, могут понадобиться ( виде добавления более подробных отчётов по заработку и пр.). Но, честное слово, не нужно глобальных преобразований, давайте уже работать так, как сейчас — всё удобно, стабильно ясно и чётко. Работает — не трогай!

    Если вся движуха будет с техподдержкой, то некоторые идеи будут теряться !
    Сделайте раздел предложение по улучшению с возможностью голосованию для статистика приоритета предложения/предложений по улучшению или добавлению нового функционала.

    ————
    Это существенно снизит нагрузку с техподдержки и внедрит интерактивный контакт с посетителями !

    Ответить

    Алексей (администрация Kwork) ответил

    @Айк, приняли идею

    Ответить

    Айк ответил

    @Алексей (администрация Kwork),
    Цель — оценивать свой доход за период ИМЕННО !!!

    Модуль по любому собирает стату по ВСЕМ параметрам, так по чему же не дать возможность посмотреть за конкретный период ?
    ———-
    С нетерпением ждем обновлений !

    Ответить

    Алексей (администрация Kwork) ответил

    @Айк, идея ясна, реализуем это из раздела финансовой статистики

    Оксана ответил

    @Айк, присоединяюсь руками и ногами, а также всеми кнопками клавиатуры (это я о добавлении нового функционала и голосования в разделе).

    Отступая от темы — я все задачи на день пишу на одном стикере, потом просто вычеркиваю поочередно.
    Срочные заказы ставлю с !!!.

    Ответить

    @Михаил — ПРИВЕТ!

    Всё уже реализовано — НЕ ВСЕ !

    Если идти по принципу все уже работает и ничего не трогать, но ничего и не изменится 🙂
    ——
    Даже крупные сайты и порталы с каждым днем меняют что то, чтобы сделать ресурс максимально удобным, а принцип работает не трогай, работал в 2000 годах, сейчас уже не те времена 🙂 и другие требования, пусть админы решают, я всего лишь дал пищу для размышления !

    Ответить

    Михаил ответил

    @Айк, привет! Зачем менять то, что отлично работает? Менять это не нужно. Дополнять какими-то фишками — в виде дополнительных отчётов, конечно, нужно. Но на данный момент всё работает в части функционала — НА УРА! Информационно, ещё раз повторюсь, конечно, можно ещё кое-чем дополнить. В Вашем случае я полностью согласен с этим посылом. Но пища для размышлений у каждого своя, и она может не подходить никому кроме 1 человека., поэтому устраивать какие голосования и прочую ерундистику, с неминуемыми разборками и воем, а «когда будет реализовано???», «админы вы чем там занимаетесь??? ведь я предлагал такоую классную вещь!!! а её уже целый год не реализовывают!!!» и так далее и тому подобное. — Всё это уже проходили, всё это уже было, на многих проектах, и закончилось это в некоторых случаях тем, что проекты стали не просто сложными в освоении для новичков, а невероятно сложными и в части навигации, и вообще в части разбора того — а как оно вообще работает??? — как пример сапа — сапа 2011 и сапа 2017. Такое наворотили, такое нагородили — что в вникнуть в тонкости работы новичкам не то, что быстро невозможно, приходится тратить на это часы! Кому это сегодня нужно?

    Простота функционала, проста освоения работы сервиса, простота и удобство — всё это у кворка сейчас есть! Мутить монстра «на колёсиках», с тысячью функций и миллионом «окошек» — ну, не нужно, не нужно, плохо это заканчивается.

    Ответить

    Оксана ответил

    @Михаил, если будет голосование, то все по справедливости, не находите?
    Мне нравится работать на Кворк, но больше 50% нововведений не нравится — это только усложняет работу.

    Если раньше я могла взять несколько заказов со сроком исполнения 5-6 суток и спокойно устроить себе мини-отпуск на 4 дня (закрыв все кворки), а потом за оставшиеся 2 суток сделать активные заказы, то теперь я не могу отдыхать, ведь мне нужно обязательно отчитаться через 3 суток — на каком этапе работа…

    А если я отдыхаю от интернета там, где его вообще нет?! Мои глаза отдыхают, душа развернулась… ан нет, нужно возращаться в цивилизацию из-за промежуточного отчета…

    Ответить

    Михаил ответил

    @Оксана, В чём проблема то??? Не понимаю. Закрыли все заказы, сделали кворки неактивными и поехали отдыхать 🙂 Неправда ли, это логично?! Чтобы не думать о том, что кто-то что закажет, пусть даже у Вас было и больше времени на ответ.Отдохнули, приехали, активировали кворки и опять с головой в работу!

    Оксана, если Вы внимательно писали то, о чём я писал выше, то просто не могли не заметить, что я сам против нововведений, которые усложняют работу! И за те нововведения, которые её упрощают. Но, давайте без голосований, и прочих демократических изобретений. Кворк пока идёт правильном направлении!

    Оксана ответил

    @Михаил, вы имеете права на свое мнение, я на свое.
    Здесь Сергей написал все, что я думаю. Мы (продавцы на Кворке) все больше похожи на офисных менеджеров, которым приходится на «ковер» являться по требованию.

    И позвольте мне считать так, как я полагаю (и полагают многие).

    Ответить

    Михаил ответил

    @Оксана, не понимаю, при чём тут офисные менеджеры??? Какие-то странные у Вас сравнения, ей богу… Кворк позиционирует себя как магазин фриланс-услуг, продавцы — это его работники, конечно, своеобразные работники, которые по сути представляют свои услуги там, где есть жёсткие правила игры. Среди продавцов, есть и трудяги, и халтурщики, и неадекватные, и безответственные, и все их перемешанные ипостаси — как и в жизни. Были бы все адекватные трудяги, жёстко выполняющие все правила изначально, не вводили бы никакие новшества, ужесточающие эти самые правила… Но, увы, не все настоящие адекватные трудяги…

    Что касается последней фразы: «И позвольте мне считать так, как я полагаю (и полагают многие)», — да, пожалуйста, считайте, никто Вам не запрещал этого делать. Только, пожалуйста, не нужно ссылаться на «многих»… Именно те самые «многие», даже не заметили какие-то ужесточения в правилах работы, а принимают правила работы такими, какие они есть.

    @Михаил — останьтесь при своем мнение 🙂 такое ощущение что вы разработчик кворка ( сильно смахивает ) и зашли комментировать …. и делать все что возможно, дабы не внести обновление в систему, каждый ресурс уникален и НЕ надо сравнивать одно с другим !

    Ответить

    Михаил ответил

    @Айк, Уникальность — относительное понятие. На ошибках других сервисов, находящихся в той же и смежных нишах нужно учиться, и делать это следует максимально быстро и чётко. ГЛУПО — не учится и не учитывать! Не так ли? Голосование — ЗЛО. Это моё мнение 🙂 Думаю идеи по развитию проекта возникают в любом случае не спонтанно, и строго мотивированы какими-то причинами, которые ни покупателям, ни продавцам знать не нужно. И уж тем более перед тем как быть реализованными они проходят обсуждение среди специалистов.

    Ответить

    Хочу высказать свое мнение, плотно работаю на кворке с прошлого года и вижу, что некоторые нововведения для фрилансеров усложняют работу, если не сказать проще, мешают. Особенно хочу высказаться про промежуточные отчеты. У меня в работе очень часто по 8-10 заказов за раз, я распределяю свою работу исходя из количества заказов и пожеланий клиентов и никогда не нарушаю сроки.
    Вы думаете мне нечем заняться, чем регулярно писать отчеты и указывать проценты выполненных кворков? Вы это серьезно?! Мы — фрилансеры, мы ими стали, потому что работаем на себя и сами решаем, как и что делать. Есть сроки выполнения заказов, есть отзывы, есть рейтинги — наше право работать в рамках обещанного срока, как мы считаем нужным, клиент всегда может поинтересоваться сам, как идет работа.
    Ваш сайт удобнен для нахождения клиентов и расчетов, мы им пользуемся, но пожалуйста, не делайте так, чтобы всё выглядело так, как будто мы устроились к вам на работу, это большая ошибка. Отчетами вы отнимаете время, которое мы лучше потратим на зарабатывание денег, ведь мы не офисные менеджеры. Остановитесь с излишней бюрократией, она отнимает время, а время для нас — это деньги.

    Ответить

    Алексей (администрация Kwork) ответил

    @Сергей, мы исходим из предпосылки, что покупатель хочет держать руку на пульсе, знать, что происходит с его заказом. Даже если продавец выполняет его в обещанный срок (если срок больше 3 дней). К тому же есть масса продавцов, которые вовремя не выполняют или даже забывают о заказе навсегда, а покупатель не хочет отвлекать продавца лишними вопросами и в предвкушении ожидает заказ.

    Когда покупатель видит, что у него все под контролем, доверие растёт, он доволен и готов тратить больше. В итоге выигрывает продавец, сам покупатель и конечно сервис Кворк.

    Ответить

    Сергей ответил

    @Алексей (администрация Kwork), ваши предпосылки понятны, но суть в том, что на кворке уже и так достаточно инструментария, чтобы отфильтровывать ненадежных исполнителей — это отзывы и рейтинги. Неужели вы думаете, что создавая трудности честным исполнителям, вы избавитесь от безответственных исполнителей? Вряд ли. Нужно бороться за лучших исполнителей, а не против худших.
    Вы повторяете ситуацию, обычную для растущих организаций — бухгалтерия и отдел кадров считают, что на них держится всё предприятие, а все остальные только обслуживающий персонал. Это не так. Если условия работы не удобны исполнителям и они от вас потянутся в другое место, то и бухгалтерия с кадрами уже будут не нужны. Нужно, чтобы комфортно работать всем, а не только покупателям. Сейчас регулирование работы исполнителей становится избыточным, подумайте над этим.
    Всем добра!

    Ответить

    Оксана ответил

    @Сергей, ВОТ это вы круто!!! Со всем согласна!

    Юлия ответил

    @Сергей, плюсую к каждому слову!!!

    Очень познавательно! Большое спасибо!:)

    Ответить

    Итак, я могу уже высказать свои впечатления о последних нововведениях — всё превосходно!

    Последовательно и методично система повышает ответственность продавцов, и это не может не радовать.

    Во-первых, после введения опции «обязательного ответа» на вопросы покупателей, отсеялось (и продолжает отсеваться) много безответственных и невнимательных продавцов, кворки которых систематично уходят в заблокированные. В первые дни после введения данной опции, конечно, и сам пару раз попадал на блокировку, но это, поверьте, это стимулировало к активной работе просто замечательно! И сейчас это для меня стало само собой разумеющейся процедурой — «спросили — ответь как можно быстрее, а не через сутки!».

    Во-вторых, сегодня получил по части своих заданий напоминание от системы о том, что нужно напомнить покупателю о том, на какой стадии выполняемая мной работа. Ну, что сказать — прекрасная идея и, как всегда, отлично реализованная! Я не понимаю, тех, кто не доволен этим новшеством. Да, некоторым, покупателям бывает не всегда удобно спрашивать исполнителя о том, как там продвигается выполнение его заказа. И теперь эта проблема полностью устранена, так как исполнители должны сами информировать покупателей. Как сама идея, так и её реализация может быть оценена только как превосходная! (работа с промежуточным отчётом занимает примерно секунд 10!)

    Спасибо за отличные идеи! Спасибо за их великолепную реализацию!

    Ответить

    Алексей (администрация Kwork) ответил

    @Михаил, спасибо! Потихоньку дорабатываем шероховатости этого функционала.

    Ответить

    Все классно, спасибо.
    Есть еще вопрос: хотелось бы чтобы в поле описание услуги https://i.imgur.com/RfbIGpT.png было поменьше обязательных символов. Т.к. порой для описания услуги хватает всего пару фраз и 100 символов не набирается даже близко.

    Ответить

    Наверное для каждого система должна быть построена индивидуально. Я на себе пробовал, стикеры, план работы на каждый день, комбинирование заказов — все не то. Более менее помогает распланированный график ДНЯ. Перед компьютером у меня висит мой график на каждый день. Он состоит из: подъем, работа, завтрак, работа, отдых + обед, работа, отдых + прогулка+ прекус, работа, отдых+ужин+ТВ, работа , сон.

    Ответить

    Михаил ответил

    @Осман, ну, это имеет мало отношения к планированию работу, если честно 🙂

    Ответить

    Хорошая статья, есть над чем задуматься и настроится на спланированную работу!

    Ответить

Оставьте свой комментарий

обязательно
обязательно
необязательно