Если вы хотите выполнять множество заказов, делать это максимально качественно, но при этом тратить как можно меньше времени и усилий, тогда эта статья для вас. Читайте, чтобы узнать, как добиться высокой производительности в работе, не жертвуя своей эффективностью.

Продуктивность или эффективность: что важнее?

Мы все стремимся стать продуктивнее: выполнять больше заказов, находить больше клиентов и узнавать еще больше нового. Но в этой гонке мы часто забываем, что сама по себе продуктивность не приводит к успеху. К нему ведет совокупность продуктивности с эффективностью.

Зачастую понятия продуктивность и эффективность используются как синонимы, однако это не совсем так. Поняв, в чем состоят их различия, вы сможете усовершенствовать свой рабочий процесс и улучшить показатели в обоих направлениях. Так в чем же разница?

Продуктивность — это количественный результат вашей работы, который вы выполнили за определенное время. Например, 5 завершенных заказов за день.

Эффективность — это качественный результат вашей работы. Она определяет, насколько хорошо вы задействовали собственные ресурсы для выполнения той или иной задачи. Сколько времени вы потратили на выполнение этих 5 заказов за день: 6 часов или 12? Количество завершенных заказов остается неизменным, а качество использованных ресурсов разное.

Повышение продуктивности значит, что вы выполняете больше работы.

Повышение эффективности означает, что вы тратите меньше времени и других ресурсов для выполнения того же объема работы.

Продуктивность и эффективность — разные понятия, которые идут рука об руку. Но именно эффективность позволяет нам быть более продуктивными и приводит к лучшему результату с минимальными потерями.

Например, специалист по настройке контекстной рекламы работал целый месяц без выходных и выполнил 30 заказов. В этот месяц он был очень продуктивным, с этим не поспоришь. В следующий месяц он снова выполняет 30 заказов, но при этом у него было 8 выходных и каждый вечер он проводил с семьей. Его продуктивность (количественный результат) не увеличилась, но он стал более эффективным (качественный результат).

Или другой пример. Два дизайнера на фрилансе выполнили за один день по 3 одинаковых заказа. Это очень хороший результат, и они оба были весьма продуктивны. Однако один дизайнер выполнил всю работу за 6 часов, а другой просидел над заказами 12 часов. Их продуктивность одинаково высокая, но первый дизайнер был в 2 раза эффективнее, поскольку потратил гораздо меньше времени.

Когда вы продуктивны, вы можете выполнять большие объемы работы. Но когда к этому добавляется эффективность, вам требуется гораздо меньше усилий, времени и других ресурсов для выполнения того же количества задач.

От чего зависит эффективность

Что ж, разница между эффективностью и продуктивностью понятна. Но тогда почему один продавец выполняет заказы гораздо эффективнее другого? Что повлияло на его скорость?

Наша эффективность в работе зависит от множества причин:

• общее самочувствие и настроение;
• эргономика рабочего места;
• вовлеченность и интерес к работе;
• личная мотивация;
• организация рабочих процессов;
• чувство удовлетворенности после завершения заказа;
• разнообразие деятельности;
• отвлекающие факторы и многое другое.

Если вы не выспались, в комнате душно, а в руке постоянно оказывается телефон с открытыми соцсетями — ваша эффективность будет стремиться к нулю. Более того, каждая причина, мешающая вашей работе, зависит от множества других причин. И только в совокупности все позитивные факторы будут работать на вас, вашу продуктивность и эффективность.

Прежде чем перейти к практическим советам, давайте прямо сейчас рассчитаем вашу текущую эффективность. Для этого вам нужно:

1. Определить, сколько времени вы планируете потратить на выполнение конкретной задачи.
2. Определить, сколько на самом деле занимает выполнение этой задачи.
3. Рассчитать эффективность, используя простую формулу: X/Y*100, где X — количество часов из пункта 1, а Y — количество часов из пункта 2.

Например, вы планируете выполнить заказ по переводу текста за 3 часа. Перед тем, как приступить к работе, вы засекаете время и полностью сосредоточиваетесь на выполнении заказа, не отвлекаясь и не прерываясь ни на что другое. На это у вас ушло запланированные 3 часа. В этом случае процент вашей эффективности = 3/3*100, то есть 100%.

А может вы планировали составить контент-план для покупателя за 2 часа, но в итоге на всю работу у вас ушло 5 часов? При этом вы понимаете, что не были полностью сконцентрированы на заказе, пару раз делали перерыв на кофе, сходили в магазин и периодически проверяли соцсети. Тогда процент вашей эффективности будет равен 2/5*100, то есть 40%.

Не разрешайте своим задачам занимать неопределенное время. Вы должны четко понимать, сколько часов собираетесь потратить на ту или иную работу. Иначе проекты будут занимать столько времени, сколько вы им позволите.

Если ваша эффективность оставляет желать лучшего, но вы хотите это исправить, тогда вам помогут советы по ее повышению.

Как повысить эффективность работы

1. Оценивайте свои силы реалистично

При создании кворка всегда оценивайте свои знания, навыки и опыт в конкретный момент. Подумайте над тем, сколько заказов вы сможете взять в работу одновременно и как быстро сможете выполнить их. Если вы новичок на фрилансе, сначала берите по одному проекту за раз. Для этого ставьте свои кворки на паузу после каждого взятого в работу заказа, и снова открывайте их для показа, как только работа будет выполнена. Так вы будете сконцентрированы на одном проекте и максимально эффективно над ним работать. А уже с опытом сможете брать на себя больше заказов от разных покупателей.

2. Работайте по графику

Работа на фрилансе не похожа на штатную работу, когда у вас есть четкий график с конкретными перерывами на обед. Но для того, чтобы быть эффективным, вам нужно планировать свое время. Необязательно начинать и заканчивать работу по строгому графику, но придерживаться хоть какого-то расписания будет полезно, причем не только для эффективности, но и для вашего общего физического и психологического состояния.

3. Сосредоточьтесь на любимой работе

Одна из главных причин, по которой люди выбирают фриланс, это возможность делать именно ту работу, которая им нравится. Поэтому не стоит гнаться за количеством, откликаясь на все предложения покупателей и соглашаясь на заказы, за которые вы не хотите браться. Это приведет к некачественной работе и навредит вашей репутации фрилансера. Выбирайте те проекты, работа над которыми принесет вам удовольствие, которым вы сможете посвятить свое время, силы, знания и опыт, и завершив которые вы будете чувствовать приятное удовлетворение.

Совет: настройте любимые рубрики на Бирже проектов, чтобы выбирать только из интересных для вас предложений.

4. Организуйте рабочее место

Создайте для себя ту обстановку, атмосфера которой будет настраивать вас на рабочий лад. Если вам удобно работать в кровати, но голова так и клонится к подушке — это не самое подходящее место для повышения эффективности. Лучшего всего организовать отдельный рабочий стол, который всегда будет напоминать вам о том, что здесь вы должны работать, а не обедать или спать.

5. Избавьтесь от отвлекающих факторов

Если вы понимаете, что можете ослабить самоконтроль и начать смотреть YouTube в самый разгар рабочего процесса, избавьтесь от всего, что вас отвлекает. Нет, для этого не нужно выкидывать свой телефон. Но можно ограничить его использование, например, отключив уведомления на время работы, или временно удалив приложения, к которым так и тянется рука.

6. Выделяйте время на подготовку

Погружение в любой проект без предварительной подготовки приводит к более медленной и менее качественной работе. Если вы копирайтер, потратьте время на то, чтобы разработать план будущей статьи и заранее собрать всю необходимую информацию. А если вы разрабатываете контент-план для вашего клиента, изучите статистику сообщества и сделайте анализ конкурентов, даже если это не входит в ваши задачи напрямую. Так вы не только выполните работу более качественно, но и сэкономите время на написании неактуального или бесполезного контента. Подготовка — очень важный шаг, который может сыграть решающую роль в том, насколько хорошо и быстро вы выполните заказ.

7. Планируйте задачи

Точное понимание того, какие задачи должны быть выполнены за день, поможет вам работать более эффективно. Это связано с тем, что подсознательно вы будете хотеть поскорее разделаться со всеми делами, чтобы вычеркнуть их из списка задач, и быстрее освободиться.

8. Делегируйте рутину

Чем опытнее вы становитесь на фрилансе, тем больше заказов вам поступает. Подумайте над тем, чтобы освободить себя от рутинных задач, оставив время для более важной работы. Вы всегда можете переключиться с роли продавца на роль покупателя и выбрать подходящего фрилансера среди коллег, которые смогут помочь вам с вашей работой.

9. Управляйте своим временем

Матрица Эйзенхауэра, поедание «лягушки» и другие странные словосочетания знакомы тем, кто управляет своим временем как настоящий профессионал. Если хотите вступить в ряды высокоэффективных фрилансеров, попробуйте применить эти методики тайм-менеджмента в своей работе.

• Съесть «лягушку» значит выполнить самую объемную, малоприятную и сложную задачу в первую очередь. После нее все остальные задачи будут казаться простыми, и вам не придется прилагать для их решения слишком много усилий.
• Матрица Эйзенхауэра помогает распределить задачи по их важности и срочности. Очень полезно, когда завалило работой и не знаешь, с чего начать.

10. Подводите итоги дня

Завершайте каждый рабочий день подведением его итогов. Отметьте, насколько эффективно вы работали, чего достигли, и что отвлекало вас в течение дня. Это поможет вам наблюдать за своей эффективностью и понимать, что можно улучшить.

Эти советы помогут вам двигаться в правильном направлении фриланса: расти как профессионал, добиваться успеха и, конечно, зарабатывать больше, работая меньше. Желаем вам быть не только продуктивными, но и эффективными, ведь, как вы теперь знаете, одно без другого не имеет смысла?